Para qué sirve: darle un orden a las primeras horas con el sistema. No hace falta hacerlo todo hoy: los pasos 1 a 5 son los que desbloquean vender y facturar; el resto puede esperar a mañana.
1. Entrar y cambiar la contraseña
- Abre la dirección que te dieron y entra con el usuario administrador (ver Entrar al sistema).
- Arriba a la derecha pulsa tu nombre y, en Mi perfil, pon una contraseña propia y carga tu correo, que sirve para recuperarla (ver Cambiar la contraseña).
2. Revisar los datos de la empresa
En Ajustes › Empresa: razón social, Nombre comercial, RIF, domicilio y teléfono. Salen en las facturas y en los tickets, así que conviene que sean los reales antes de imprimir nada. En la pestaña Logo sube el de la tienda (ver Datos de la empresa y logo).
3. Cargar la tasa del día
Sin la tasa del día no se emite. En Finanzas › Tasa oficial carga la del BCV de hoy. Desde mañana, es lo primero de cada mañana (ver La tasa del día).
4. Activar lo que vas a usar
- En Ajustes › Aplicaciones activa solo lo que usarás: por ejemplo Productos, Inventario, Punto de venta, Facturación y Contactos.
- Si una aplicación necesita otra, el mensaje dice cuál activar primero.
Lo que no activas no aparece en el menú y nadie tiene que aprendérselo. Se puede activar más adelante (ver El menú y las aplicaciones).
5. Crear a las personas y sus roles
- En Ajustes › Usuarios y roles › Roles usa Crear desde una plantilla: Cajero, Vendedor, Almacén, Compras, Contador o Gerente (ver Roles y permisos).
- En Usuarios, pulsa Nuevo usuario por cada persona y elige su rol (ver Crear usuarios).
- Si trabajarás con Recursos humanos, crea los empleados desde los usuarios y ponle su PIN a cada cajera (ver Empleados).
Regla práctica: nadie comparte usuario. Cada quien con el suyo, para saber quién hizo cada cosa.
6. Cargar los productos
Empieza con lo que más se vende, no con todo el catálogo.
- En Inventario › Catálogo › Productos, Nuevo: nombre, unidad, impuesto y precio (ver Crear y editar un producto y Precios y costos).
- Carga la existencia inicial con un cargo (ver Cargos, descargos y conteos).
7. Preparar la caja
- En Punto de venta › Cajas, abre la caja y revisa sus pestañas Venta, Cobro y Documentos (ver Configurar una caja).
- Si usas una tablet, autorízala (ver Autorizar una tablet como caja) y configura la tickera si tienes (ver Configurar la tickera).
- Abre la caja con su fondo (ver Abrir la caja).
8. La primera venta
Haz una venta de prueba con un producto barato: Vender, Cobrar, y reimprime el ticket para ver cómo sale (ver Vender en la caja y Cobrar). Al final del día, cierra con el reporte X y Z (ver Cerrar la caja).
Lo que puede esperar a la semana
- Compras y proveedores (ver Registrar una compra).
- Contabilidad (ver Llevar la contabilidad).
- CRM, Mesa de ayuda y Conversaciones, si las vas a usar (ver Interesados y la bandeja de entrada).
- El sitio web (ver Editar y publicar el sitio web).
- Una segunda empresa, si manejas más de una razón social (ver Crear otra empresa del grupo).
Si algo sale mal
- No veo Ajustes o una aplicación. Tu rol no la incluye, o está apagada en Aplicaciones.
- No deja emitir. Falta la tasa del día.
- Una persona entra y no ve nada. No tiene rol: ábrelo en Usuarios.
- Me equivoqué al activar una aplicación. Se desactiva en el mismo lugar; no borra nada.
- Dudas del día a día. Busca en la Ayuda (el ? de la barra, o F1), conversa con el asistente (el destello, o Ctrl K) o abre las preguntas frecuentes del sistema.
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