Registrar la factura de un proveedor

Para qué sirve: cargar en el sistema lo que el proveedor te facturó: entra la mercancía al inventario, se alimenta el costo y queda lista para el libro de compras y las retenciones.

Una compra se registra, no se emite: el número y el número de control son los del proveedor, y la fecha también.

Pasos

Ve a Compras › Compras y pulsa Nueva compra (o Nueva orden de compra si primero quieres pedir).
Elige el tipo: Factura de compra, Nota de crédito recibida, Nota de débito recibida o Nota de entrega del proveedor.
Elige el proveedor (debe estar como proveedor en Compras › Proveedores). Si es nuevo, pulsa + Nuevo, arriba a la derecha del campo: en la ventana escribe el nombre, el RIF (la letra ya viene en J) y el teléfono y, si lo tienes, el correo (si lo escribes, se valida), y pulsa Guardar y elegir. Queda creado como proveedor y elegido en la compra, sin perder lo escrito; sus demás datos se completan después en su ficha. Escribe el Número, el N.º de control y la fecha de la factura del proveedor, y, si la trae, su fecha de vencimiento. El número es obligatorio (salvo en la orden de compra, que la numera la empresa) y el N.º de control también en una factura, una nota de crédito o una nota de débito: el libro de compras lo exige. Elige la Moneda de la lista; nace con la de trabajo de la empresa.
Guarda: queda en Borrador. Lo menos habitual —descuento global, flete del proveedor, flete pagado aparte, reparto del flete, fuente y tasa real de pago, compra corregida y compra de origen— está en la pestaña Más datos, que no hace falta abrir para transcribir un papel común. Agrega los renglones con Agregar el renglón:
- con producto, es mercancía: entra al inventario con su costo;
- si el producto no existe todavía, pulsa + Nuevo producto (encima de los renglones) o, al buscarlo, Crear «lo que escribiste» al final de la lista (con el teclado, Alt N): se abre la ficha completa del producto sobre la compra, con lo buscado ya escrito; al guardar vuelves a la compra sin perder nada y el renglón queda con el producto, su unidad, su impuesto y el costo propuesto, con el cursor en la cantidad (Cancelar o Esc cierran sin cambios; hace falta el permiso de crear productos);
- sin producto y con Categoría del gasto (alquiler, honorarios, luz…), es un gasto o servicio: lleva su descripción y su categoría de IVA, y no mueve inventario; un renglón es un artículo o un gasto, nunca las dos cosas. Para la factura de un servicio entera, usa Registrar un gasto o factura de servicio (ver Registrar gastos y egresos);
- el flete que cobra el proveedor en su factura va como renglón sin producto con Cargo: Flete (ver «El flete» más abajo).
Corrige con Corregir el renglón o quita con Quitar el renglón. Los renglones se escriben con el teclado como en una hoja (Intro elige el producto y pasa a la cantidad, Intro sigue al precio y al descuento saltando la unidad; la moneda del precio es la de la compra y se ve como texto fijo, e Intro en la última casilla guarda y vuelve al producto del renglón nuevo; ver Cargar renglones con el teclado). También puedes escanear o buscar en Agregar un producto, arriba de los renglones: cada lectura entra con cantidad 1, y la misma lectura dos veces suma 2 en el mismo renglón (ver «Agregar productos con el lector o el buscador» en Emitir una factura).
Revisa los totales: Base imponible, impuesto, total y Total en moneda de los libros. Debajo está la lista Antes de registrar: el proveedor, los productos, las notas de entrega pendientes del proveedor (solo si las hay) y la tasa del día del documento del proveedor, con ✓ lo que está listo y ✗ lo que falta. Si falta la tasa de la fecha de la factura, el botón Registrar se ve desactivado y debajo dice «Para registrar falta la tasa del día»; pulsa Cargar la tasa de hoy en la lista, cárgala y vuelve a la compra.
Pulsa Registrar. El sistema pregunta antes, con un resumen: «Se registrará la factura de compra PRUEBA-0003 por $ 5,92 de tu proveedor: entran 2 productos al depósito Principal». Registrar no se deshace (entra al libro y al inventario), así que léelo y confirma. La compra pasa a Registrada y el aviso de arriba cuenta qué entró.

La moneda de la compra y la tasa que rige

Con renglones, la moneda no se cambia. La compra está en una sola moneda, y sus renglones y el flete también. Apenas tiene un renglón, el campo Moneda queda fijo y dice «Tiene renglones: para cambiar la moneda, quítalos o crea otro documento». El sistema no convierte los renglones por su cuenta: si la factura del proveedor viene en otra moneda, quita los renglones (o crea otra compra) y cárgalos en la moneda del papel. Sin renglones, la moneda se cambia libremente.
Un renglón o un flete en otra moneda no se registra. Si una compra vieja quedó con algún renglón, o con el Flete pagado aparte, en otra moneda que la de la compra, la lista Antes de registrar lo dice en Moneda y Registrar se niega hasta que lo corrijas.
La tasa es la de la fecha de la factura del proveedor, no la del día en que registras: es la que dice Antes de registrar, con su fecha. Mientras la compra está en carga, el equivalente que se ve en pantalla usa también la tasa de esa fecha, y si la fecha es de un día anterior un aviso arriba de la ficha lo dice. Lo registrado queda con la tasa con que se registró y nunca se recalcula.

Órdenes de compra y notas de entrega del proveedor

Orden de compra: se guarda como borrador y se emite con Emitir orden (no con «Registrar»), y cuando llega la mercancía se pulsa Recibir (pasa a Recibida); Cerrar la orden la cierra sin más.
- La página de Recibir dice qué orden recibes y te pide el papel que trajo el proveedor: qué trajo, el número de su papel, el N.º de control y la fecha del papel (viene con la fecha de hoy). Debajo, un campo por cada renglón con lo que falta ya puesto («Llegó de Tornillo (faltan 8 unidades)»): si llegó menos, escribe lo que llegó; si un renglón no llegó, déjalo vacío. Si falta algo, la página se queda donde estabas, con lo que escribiste conservado y los campos marcados: corriges y vuelves a pulsar Recibir.
- Recibir solo una parte. Lo que no llegó queda pendiente en la orden (sigue Emitida) y la siguiente recepción trae solo eso, con «ya llegaron…» en cada renglón. No se puede recibir más de lo que falta ni abrir una segunda recepción mientras la primera está en Borrador: regístrala o archívala antes.
- La recepción trae el descuento y el flete de su orden, no los que hoy tenga el proveedor en su ficha. El Descuento global (pestaña Más datos) se copia del proveedor al abrir cada documento; el «?» del campo lo explica.
Nota de entrega del proveedor: sirve cuando la mercancía llega antes que la factura (también una orden de despacho). Entra al inventario, pero no al libro ni a lo que se le debe al proveedor. Cuando llega la factura fiscal, ve a la ficha de la nota y pulsa Cargar su factura: escribe el número, el N.º de control y la fecha de la factura, y se abre la factura en Borrador con los renglones de la nota ya copiados y la nota como origen. Corrige lo que la factura diga distinto (precio, cantidad o IVA) y pulsa Registrar: la mercancía no vuelve a entrar.
- En Antes de registrar, el renglón Nota de entrega dice qué nota cierra y, producto por producto, qué cambia: si la factura cobra menos de lo que llegó, sale la diferencia del inventario; si cobra más, entra lo que falta; si el precio es otro, la deuda y el libro van con la factura y el costo de lo que ya entró se queda con el de la nota (si el proveedor corrige el precio, carga su nota de crédito o de débito); si el IVA es otro, manda el de la factura.
- Si cargas la factura a mano sin decir de qué nota viene, el sistema no la deja registrar mientras el proveedor tenga notas sin facturar: indica la nota en Compra de origen (pestaña Más datos) o usa Cargar su factura desde la nota.
- Si la factura llega en PDF o en foto, súbela en Compra desde PDF o foto: la revisión propone la nota que cierra (ver Cargar una compra desde el PDF o la foto).
Tasa real de pago: en una compra registrada, la acción Tasa real de pago anota la tasa con que realmente se pagó.

El flete

El flete que cobra el proveedor en su factura es un cargo de la compra, no un producto: agrégalo con Agregar el renglón, sin producto, con la descripción «Flete», su monto y Cargo: Flete (se reparte en el costo). Si no eliges la categoría de IVA, va exenta, que es como casi siempre lo cobra el proveedor. Entra al total, a lo que se le debe y al libro de compras (como exento), y no entra al inventario.
El flete pagado aparte (pestaña Más datos) es el que no viene en esta factura, por ejemplo el de un transportista: no entra al libro ni a la deuda con este proveedor, solo al costo.
Al registrar, los dos se suman y se reparten en el costo puesto en tienda de los productos de la compra. En Reparto del flete (pestaña Más datos) eliges cómo: Por valor de cada renglón (lo normal, y lo que se usa si no eliges nada) o Por cantidad de cada renglón. Por ejemplo, 40,00 de flete entre 10 kg a 30,00 y 30 kg a 10,00: por valor, 20,00 y 20,00 (costos de 32,00 y 10,67 el kilo); por cantidad, 10,00 y 30,00 (31,00 y 11,00 el kilo). El reparto es exacto: la suma de las partes es el flete.
Si la compra no trae flete, se usa el Flete en porcentaje de la ficha del proveedor, como siempre.

Anular una compra

Con la compra registrada, Anular (con motivo): revierte la entrada al inventario con un movimiento contrario y libera la nota de entrega que hubiera adoptado.

Una compra con pagos vigentes o comprobantes de retención vigentes no se anula: el aviso dice cuántos hay. Anula primero el pago (en Tesorería) o el comprobante (en Retenciones) y después la compra.

La nota de crédito del proveedor (una devolución) saca la mercancía al costo del inventario, no al precio del papel: así lo que queda conserva su costo.

Si algo sale mal

«No se registró» y «Falta la tasa del 12/10/2026 entre USD y VES (BCV)». La compra toma la tasa del día de la factura del proveedor, y esa fecha no tiene tasa. La compra sigue En carga, en su ficha; pulsa Cargar la tasa de hoy, cárgala y vuelve con Volver o desde Compras › Compras. Un sábado, un domingo o un feriado no hace falta la tasa de ese día: rige la ya publicada (ver La tasa del día).
Cualquier otro «No se pudo registrar». El aviso sale dentro de la pantalla, con el menú y el botón Volver a la compra: nada quedó a medias.
«N.º de control: el libro de compras lo exige». En una factura o una nota fiscal el control es obligatorio; es el que trae el papel de la imprenta autorizada. La nota de entrega y la orden de compra no lo llevan.
El sistema rechaza la factura por repetida. La misma factura (empresa, proveedor y número) no se registra dos veces.
No veo «+ Nuevo producto». Tu usuario no tiene permiso para crear productos; pídele al administrador que lo active en Usuarios › Roles y permisos.
El proveedor no aparece. Debe tener marcado que es proveedor; ábrelo en Compras › Proveedores.
No entra al inventario. La compra tiene renglones sin producto, o la empresa no lleva inventario.
Registré con un error. Anula la compra y regístrala de nuevo, o registra una nota de crédito o débito recibida.
El costo de un producto no cambió. El costo de la última compra se actualiza al registrar; revisa la pestaña Costos y precios del producto. El costo no lleva IVA.

Imprimir la compra o la orden

La ficha de una compra (y la de una orden de compra) tiene el botón Imprimir: sale el comprobante con el proveedor, los renglones, la base, el crédito fiscal y el total, con el formato de la empresa (Ajustes › Formatos). Una compra sin registrar sale con la banda BORRADOR. Ver Imprimir un comprobante.

Última revisión: 25/10/2026