Para qué sirve: en vez de transcribir la factura del proveedor renglón por renglón, la subes en PDF o le tomas una foto con el teléfono, y la inteligencia artificial (IA) la lee: proveedor, RIF, número, número de control, fecha, renglones y totales. Tú la revisas al lado del documento, eliges el producto de cada renglón y confirmas. Nada se guarda como compra hasta que confirmas, y la compra queda en carga: la registras desde su ficha, como siempre.
Hace falta que la IA esté encendida en la empresa (ver La inteligencia artificial). Si está apagada, sin clave o la empresa ya usó el tope del mes, la página lo dice y ofrece Cargar la compra a mano.
Pasos
- Ve a Compras › Compra desde PDF o foto.
- En La factura del proveedor, elige el PDF que te mandó el proveedor o, en el teléfono, toma la foto ahí mismo. Que la factura se vea entera, derecha y con buena luz.
- Pulsa Leer la factura. Tarda unos segundos.
- Se abre la revisión: el documento a un lado (en el teléfono, arriba) y el borrador al otro. Arriba dice que lo leyó un modelo de IA y, si el modelo dudó de algo, qué.
- Proveedor. Si el RIF leído ya es de un proveedor, aparece su nombre. Si no está en Contactos, revisa el RIF y el Nombre mirando el documento y pulsa Crear el proveedor. Si el contacto existe pero no está marcado como proveedor, pulsa Marcarlo como proveedor. Si el RIF leído no es válido, la página lo avisa: corrígelo antes de crear.
- Cuadre de los totales. La tabla compara lo que suman los renglones y el IVA calculado con lo que dice el papel. Si todo cuadra, lo dice en verde. Si no, cada diferencia aparece con su monto («el IVA calculado es 1.234,00 y el papel dice 1.235,00: diferencia de -1,00»). Revisa el renglón o el total que no cuadra mirando el documento. Si el total del papel no se pudo leer (por ejemplo, está cortado en la foto), la tabla propone el total calculado (renglones más IVA, menos las retenciones si el papel las trae) en una fila marcada «propuesto, no leído»: es una cuenta del sistema, no un dato del papel, y conviene compararla con el documento.
- Tasa de cambio. Si la factura está en dólares u otra moneda, o el papel imprime una tasa («tasa de cambio emitida por el BCV del día…»), la página muestra la tasa que leyó junto a la tasa de la empresa para el día de la factura. La compra se registra con la de la empresa, la de tus libros; la del papel sirve para compararlas. Si la empresa no tiene cargada una tasa para ese día, la página avisa: cárgala en Tasas antes de registrar la compra.
- Tipo de documento. La página dice si el papel es una factura, una nota de entrega o una orden de despacho. Estas dos no son facturas fiscales: la compra se arma como nota de entrega (no entra al libro de compras; la factura fiscal la hace definitiva después). Puedes cambiar el tipo en Tipo de documento. Si el papel va a nombre de otro RIF que el de la empresa, la página lo avisa; y si trae días de crédito o vencimiento, los muestra.
- Nota de entrega que cierra. Si el proveedor tiene notas de entrega sin facturar (su mercancía ya entró), la página muestra Cierra la nota de entrega con todas ellas. Si la factura nombra la nota («Doc. origen», «N.º de nota de entrega») o trae los mismos renglones y cantidades que una, esa queda elegida y la página dice por qué. Si ninguna se parece, queda en Ninguna y la página avisa que hay notas pendientes: elige la que corresponda o déjalo así si esta factura es de otra mercancía. Con una nota elegida, la mercancía no vuelve a entrar al registrar, y lo que la factura diga distinto de la nota se ve en Antes de registrar (ver Registrar la factura de un proveedor).
- Factura. Revisa el Número de factura, el N.º de control, la Fecha y la Moneda (VES o USD). Lo que el papel no deja leer (un número de control cortado, por ejemplo) queda vacío para que lo escribas tú. Si esa factura de ese proveedor ya está cargada, la página lo avisa con el enlace a la compra.
- Renglones. En cada uno revisa la Descripción, el Código, el Código interno (a mano), la Cantidad, el Precio unitario y el IVA. En Producto viene marcado el que el sistema propone y debajo otros dos candidatos, cada uno con por qué lo propone (por ejemplo, «código del proveedor TOR-0508» o «nombre parecido»). Elige el correcto, o Sin producto (gasto o servicio) si no es mercancía. Un renglón de flete (o transporte, envío, acarreo) sin código viene elegido como Flete de la compra (no es un producto): entra como cargo de la compra, exento si el papel no le pone IVA, y al registrar se reparte en el costo de los productos. Si el producto correcto no está entre los candidatos, escribe parte de su nombre o su SKU en Buscar otro producto en el catálogo y pulsa Buscar: lo que encuentre aparece como opción en ese renglón. Si no existe, pulsa Crear este producto nuevo (hace falta poder crear productos): se crea como bien que se compra y se vende, con el nombre de la descripción y el IVA del renglón, queda elegido y su ficha se completa después en Productos. Buscar o crear no confirma la compra: lo que corregiste se conserva. Desmarca la casilla del renglón si no quieres cargarlo.
- Pulsa Crear la compra en carga. Se abre la ficha de la compra, con la factura adjunta. Revísala y pulsa Registrar como en Registrar la factura de un proveedor.
Si algo no se puede cargar (por ejemplo, una cantidad que no se entiende), la página vuelve a la revisión con el error arriba y lo que corregiste guardado. No se crea nada a medias.
Cómo elige el producto
El sistema busca en el catálogo, en este orden:
- el código interno escrito a mano junto al renglón (el que anota la tienda), si es igual al SKU o al código de barras de un producto: es la coincidencia más segura y va primero;
- el código del proveedor que tiene el producto en su pestaña Proveedores (es la señal más segura);
- el código de barras o el SKU del producto;
- el nombre: los productos cuyo nombre se parece al de la factura.
Para que acierte cada vez más, carga en la ficha de cada producto, pestaña Proveedores, el código con que lo factura cada proveedor (ver Proveedores del producto). Cada compra registrada también lo anota sola.
Si la mercancía no está en el catálogo, créala desde el mismo renglón con Crear este producto nuevo, o déjala Sin producto, créala en Productos y elígela después en la ficha de la compra, que todavía está en carga.
Qué sale del servidor
Solo el archivo que subes, para que el modelo lo lea. No salen el catálogo, los proveedores ni otros datos de la empresa. La lectura queda guardada junto al documento, y el archivo queda adjunto a la compra. Cada lectura cuenta para el tope mensual de IA de la empresa y aparece en Ajustes › Uso de la IA como «compras_documento».
Descartar un documento
Si subiste el archivo equivocado o no quieres cargar esa factura, pulsa Descartar el documento al final de la revisión. No se crea ninguna compra. Los documentos que esperan revisión aparecen en Compras › Compra desde PDF o foto, en Esperan revisión.
Si algo sale mal
- No aparece el botón para subir y dice que la IA está apagada. Pídele a quien administra que la encienda en Ajustes › Inteligencia artificial, o carga la compra a mano.
- «La empresa ya usó el tope mensual de IA del plan base». Carga la compra a mano hasta el mes que viene, o pide a quien administra una clave propia.
- «El modelo no devolvió una lectura que se entienda». La foto está borrosa, cortada o muy oscura. Descarta el documento y toma otra foto, o carga la compra a mano.
- Leyó mal un número. Corrígelo en el borrador antes de confirmar: manda lo que escribas tú, no lo que leyó el modelo.
- No propone el producto correcto. Elige otro candidato, búscalo en el catálogo desde el renglón, créalo ahí mismo o déjalo sin producto y corrígelo en la ficha de la compra.
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