Para qué sirve: Nyxerp puede usar inteligencia artificial (IA) para ayudarte con el trabajo diario. La usan el asistente de la ayuda, que responde tus preguntas con lo que dice la ayuda y te dice de qué artículo lo sacó, y la compra desde un PDF o una foto, que lee la factura de un proveedor para no transcribirla.
Qué hace hoy
- El asistente. El destello de la barra (o Ctrl K) abre el asistente, que conversa: puedes repreguntar y recuerda de qué venían hablando. Cuando la pregunta es de «cómo se hace», busca en la ayuda y termina con Fuente: y el enlace al artículo que usó; si la ayuda no lo explica, dice «No encontré eso en la ayuda» en vez de inventar. La Ayuda (el ? de la barra, o F1) es aparte: solo busca y lee, no usa inteligencia artificial y sigue funcionando con la IA apagada o con el tope del plan agotado. Ver Conversar con el asistente.
- La compra desde un PDF o una foto. En Compras › Compra desde PDF o foto subes la factura del proveedor y la IA la lee; tú la revisas y confirmas (ver Cargar una compra desde el PDF o la foto de la factura).
- La respuesta sugerida de la mesa de ayuda. En la ficha de un ticket, Sugerir una respuesta redacta un borrador a partir de cómo se contestaron los tickets parecidos; tú lo revisas y lo envías (ver Tickets parecidos y respuesta sugerida).
- El resumen del día de un tablero. En el tablero de cada área, Explícame esto escribe de 3 a 5 observaciones sobre sus tarjetas, cada una con la tarjeta de donde sale (ver El resumen del día de un tablero).
- La búsqueda por palabras funciona igual con la IA encendida o apagada.
La búsqueda por parecido, sin salir del servidor
Aparte del asistente, Nyxerp puede comparar productos por lo que dicen para avisar de un producto repetido y para mostrar Parecidos por descripción en la lista. Esa comparación corre en el mismo servidor: ningún dato sale, no usa el tope del plan base y no depende de la casilla Usar inteligencia artificial. Se enciende aparte, con la casilla Búsqueda por significado de Ajustes › Inteligencia artificial; viene apagada. Ver Productos parecidos y posibles duplicados y Tickets parecidos y respuesta sugerida.
Con esa misma casilla encendida, el asistente de la ayuda también entiende las preguntas dichas con otras palabras: además de buscar por las palabras que escribiste, compara lo que dices con lo que dicen los artículos, también dentro del servidor, y le pasa a la IA los fragmentos que mejor responden. La búsqueda de la página de la Ayuda no cambia.
Encender o apagar la IA
La IA viene apagada en toda empresa nueva. Para encenderla:
- Abre Ajustes › Inteligencia artificial.
- Marca Usar inteligencia artificial.
- Pulsa Guardar.
Para apagarla, desmarca la misma casilla y guarda. Apagada, ningún dato de la empresa sale del servidor y el botón Preguntar no aparece. Cada empresa del grupo decide por su cuenta.
Qué datos salen del servidor
Con la IA encendida, cada función manda al servicio de IA (Anthropic) solo lo que necesita:
- el asistente, tu pregunta y los fragmentos de la ayuda que encontró el buscador. Lo que escribas en la pregunta sí viaja, así que no escribas allí datos personales ni claves;
- la compra desde un documento, el PDF o la foto de la factura que subes a propósito, y nada más;
- el resumen del día de un tablero, lo que dicen sus tarjetas (el nombre, la cifra, el detalle, la comparación y las barras de los últimos días), solo cuando alguien pulsa Explícame esto, sin los renglones que nombran clientes o productos;
- la respuesta sugerida de un ticket, el asunto y la descripción de ese ticket y, de los parecidos, lo que pidió el cliente y la respuesta del equipo, sin correos ni números largos (teléfonos, cédulas, RIF) y sin el nombre del cliente.
- el asistente con datos, solo si la empresa lo encendió aparte y tu rol tiene su permiso: lo que consulta para responder (reportes, cifras, la tasa, productos, contactos o documentos que tú ves), nunca teléfonos, correos, direcciones, cédulas completas ni notas internas (ver El asistente con los datos de la empresa).
Fuera del asistente con datos, no se mandan la lista de clientes, el catálogo, los precios de venta, las ventas una por una ni datos de las personas usuarias: del tablero viajan solo los totales que ya muestran sus tarjetas. Lo único que viaja de los clientes es lo que ellos mismos escribieron en un ticket, y solo cuando alguien pulsa Sugerir una respuesta.
El tope mensual del plan base
La instalación incluye un plan base de IA con un tope por empresa y por mes. Lo fija quien administra el servidor, en tokens o en dólares de costo estimado. Un token es un pedazo de palabra: una pregunta a la ayuda gasta unos tres mil.
- Todo esto está junto en Ajustes › Inteligencia artificial: el interruptor, el tope, la clave propia y el uso. Quien administra la instalación ve siempre el Uso de la IA; a los demás se lo da el rol Gerente o el permiso de leer el uso de la IA.
- En Clave propia de IA ves cuánto lleva usado la empresa este mes contra el tope, con una barra y el porcentaje, y el desglose por uso: asistente de la ayuda, compras desde PDF o foto, resumen del tablero y mesa de ayuda.
- Cuando se lleva el 80 % del tope aparece un aviso ámbar, y al llegar al 100 % otro que dice que las funciones con IA no responden hasta que se renueve el mes, se suba el tope o se cargue una clave propia.
- Quien tiene el permiso de los ajustes de Inteligencia artificial puede cambiar el tope en la misma página, en Tope del plan base: escribe la cantidad, elige la unidad (tokens o centavos de dólar) y pulsa Guardar el tope. La cantidad se muestra y se puede escribir con puntos de miles (5.000.000). Va de 0 a mil millones de tokens (o de 0 a diez millones de centavos de dólar); en cero, el plan base no incluye IA. Debajo quedan los últimos cambios: cuándo, quién y de qué valor a cuál.
- En Ajustes › Inteligencia artificial › Uso de la IA está cada pregunta: cuándo, quién, para qué, los tokens y el costo estimado.
- Al llegar al tope, el asistente avisa: «La empresa ya usó el tope mensual de IA del plan base» y dice cuándo se renueva (el primer día del mes siguiente). Mientras tanto, la búsqueda por palabras sigue funcionando.
Las conversaciones del asistente, una por una
En Ajustes › Inteligencia artificial › Conversaciones del asistente (o con el enlace «Ver las conversaciones del asistente» de la página de la clave) quien tiene el permiso de leer el uso de la IA ve, de los últimos 7, 30 o 90 días, una fila por conversación: cuándo empezó, quién, el título (la primera pregunta), cuántas preguntas, lo gastado (en tokens equivalentes y en dólares), cuánto se leyó de la caché y cuánto se escribió en ella, y cuántas preguntas leyeron algo de la caché. Lo que se preguntó y se respondió no se muestra aquí: está en Lo que consultó el asistente.
Cuánto vive la caché del asistente
El asistente guarda en una caché el contexto que repite en cada pregunta (sus instrucciones y herramientas), así cada pregunta siguiente cuesta una fracción. Por omisión la caché vive 5 minutos. En Ajustes › Inteligencia artificial (ajustes de la instalación) puedes cambiarla a 1 hora.
La regla para decidirlo está en Conversaciones del asistente: si menos de la mitad de las preguntas leyeron de la caché, conviene probar 1 hora; la página lo dice con las cuentas del período y pide al menos 10 preguntas para opinar. Con 1 hora, lo que se escribe en la caché cuesta más al escribirlo, y los costos de esa página lo cuentan al 125 % y quedan algo cortos.
Usar una clave propia
Si la empresa tiene su propia cuenta en Anthropic, puede usar su clave. Así no tiene el tope del plan base y el consumo se cobra en su cuenta.
- Abre Ajustes › Inteligencia artificial › Clave propia de IA.
- Pega la clave en Clave del servicio de IA.
- Pulsa Guardar la clave.
La clave no se vuelve a mostrar: solo sus últimos cuatro caracteres, para que sepas cuál cargaste. Se guarda cifrada, con una llave que está en el servidor y no en la base de datos: ni una copia de la base ni un respaldo la dejan ver. El historial anota que cambió, sin guardar el valor. Para volver al plan base, pulsa Quitar la clave propia y volver al plan base.
Si algo sale mal
- No aparece el destello del asistente en la barra. La IA está apagada en tu empresa (el ? de la Ayuda sigue buscando artículos). Pídele a quien administra que la encienda.
- «Esta instalación no tiene una clave del servicio configurada». Falta la clave del plan base en el servidor. Avísale a quien administra el servidor.
- «Esta instalación todavía no tiene la llave para guardar claves cifradas». El servidor no tiene configurada la llave con que se cifran las claves propias, y sin ella la clave no se guarda. Avísale a quien administra el servidor.
- «La clave de IA no es válida o fue revocada». La clave propia está mal copiada o se dio de baja en Anthropic. Cárgala de nuevo.
- «El servicio de IA está ocupado» o «no está disponible ahora». Espera un momento y vuelve a preguntar. Mientras tanto, usa la búsqueda.
- La respuesta no coincide con lo que ves. Abre el artículo de Fuente:: la ayuda manda sobre la respuesta.
Última revisión: