Emitir una factura (y presupuestos, pedidos, notas de entrega)

Para qué sirve: armar un documento de venta con sus renglones, emitirlo con su número y su desglose de IVA, e imprimirlo.

Los tipos están en Ventas › Documentos (factura, nota de crédito, nota de débito) y Ventas › Preventa (presupuesto, pedido, nota de entrega). Solo los tres primeros son fiscales y entran a los libros.

Pasos

1. Ve a Ventas › Documentos › Facturas y pulsa Nueva factura. La factura ya trae puestas la serie (junto al cliente, marcada como obligatoria), la moneda (la de trabajo de la empresa) y la lista de precios (la de la empresa). Puedes cambiarlas. La moneda y la condición de pago se ven siempre en la cabecera, también en el teléfono; el resto de los datos de la cabecera (lista de precios, vendedor, vencimiento, observaciones) están en Más datos.
2. Elige el cliente y guarda. Si todavía no existe, pulsa + Nuevo, arriba a la derecha del campo: se abre una ventana con Nombre o razón social, RIF o cédula (la letra en el desplegable) Teléfono y Correo (opcional). Guardar y elegir lo crea como cliente y lo deja elegido en la factura, sin perder lo que ya escribiste; Cancelar o la tecla Esc cierran la ventana sin crear nada. El resto de sus datos (crédito, lista de precios) se completa después en su ficha. Al guardar: el documento nace como borrador, sin número. La lista ofrece solo clientes, en orden alfabético; con 20 o más, se escribe parte del nombre o del RIF para buscar. Si el cliente tiene su propia lista de precios, la factura la toma. La serie, la condición de pago y la lista de precios se eligen por su nombre («A · Todos los documentos», «Crédito a 30 días», «Pública · USD»). La moneda de la obligación (en Datos fiscales) es la de la factura salvo que elijas otra.
3. Agrega los renglones con Agregar (producto, cantidad, precio). El renglón va en la moneda de la factura y el precio sale de la lista de precios, convertido con la tasa del día si la lista está en otra moneda; puedes corregirlo. Si el producto no tiene precio en esa lista, el aviso lo nombra y te pide escribirlo. Si la lista publica con el IVA incluido, el formulario del renglón tiene Precio con impuesto: el renglón cobra exactamente lo publicado. Un mismo documento no mezcla renglones con precio con impuesto y sin él. Con el lector de códigos, ver Agregar productos con el lector o el buscador, más abajo.
4. Corrige un renglón con Corregir el renglón, o quítalo con Quitar.
5. Mira la lista Antes de emitir, debajo del total. Dice, una cosa por renglón, lo que está listo (✓) y lo que falta (✗): el cliente, los productos, el número de control (cuántas hojas quedan en la serie) y la tasa del día (cuál va a tomar la factura y de qué fecha). Lo que falta trae su botón para resolverlo: Cargar la tasa de hoy, Cargar hojas de control, Activar Número de control o, a quien no puede activarlo, Avisa al administrador. Mientras falte algo, el botón Emitir se ve desactivado y debajo dice por qué («Para emitir falta la tasa del día y el número de control»), con el enlace Ver qué falta.
6. Pulsa Emitir (E). Antes de emitir se pide confirmar con un resumen: «Se emitirá la Factura A-4 por $ 26,08 a CINDU.». Al confirmar, el sistema calcula el IVA por categoría, asigna el número (y el número de control, si la empresa lo exige), congela los valores y descuenta del inventario si corresponde. Emitir no se deshace: un error se corrige anulando o con una nota.
7. Pulsa Imprimir. La factura sale en bolívares, con los dólares como referencia al lado de cada cifra de los totales, y la tasa con su fecha: es lo que pide el SENIAT cuando la venta se pactó en divisas. Los bolívares son los que quedaron fijados al emitir, los mismos del libro de ventas. Cómo cambiarlo, en Formatos de impresión.

Los totales se desglosan como pide la Providencia SNAT/2011/00071 (art. 13): primero el Subtotal (todo lo vendido sin IVA), después una base y un IVA por cada alícuota que tenga la factura y, aparte, lo exento (o exonerado, o no sujeto), y al final el Total. Por ejemplo:

La letra dice la alícuota, como en las máquinas fiscales: G la general, R la reducida y A la general con la adicional de los bienes suntuarios. Una alícuota que la factura no usa no aparece. Las bases, lo exento y el IVA suman exactamente el total. Lo mismo vale para las notas de crédito y de débito, y para la factura que imprime la caja.

La pantalla se titula como lo que vas a hacer («Nueva factura», «Nuevo presupuesto») y, con el primer renglón, el documento ya existe: pasa a «Factura (borrador)» y Emitir aparece sin recargar. Guardar y Descartar están en la misma línea de las pestañas (en el teléfono, en una fila propia bajo ellas) y Guardar también debajo de los renglones. En Ventas › Documentos › Mis borradores están tus borradores pendientes, cada uno con su cliente, su total y la fecha de su última edición.

En la lista de facturas cada una se lee por su número fiscal, la serie y el correlativo juntos («C1-21»); un borrador, que todavía no tiene número, muestra «—». Un borrador muestra también su total, calculado con sus renglones igual que en su ficha; el total se guarda recién al emitir, así que la suma del pie de la lista cuenta solo lo emitido. El estado concuerda con el documento: una factura o una nota se lee emitida o anulada, y un presupuesto o un pedido, emitido o anulado. El mismo número es el que aparece en el kardex («Factura C1-21»). Quien depura el sistema puede agregar la columna del número interno (N°) desde Columnas.

La moneda del documento y la tasa que rige

• Con renglones, la moneda no se cambia. Una factura, un presupuesto, un pedido o una nota está en una sola moneda, y sus renglones también. Apenas el documento tiene un renglón, el campo Moneda queda fijo y dice «Tiene renglones: para cambiar la moneda, quítalos o crea otro documento». El sistema no convierte los renglones por su cuenta: pasar 100 USD a bolívares es decidir una tasa. Si te equivocaste de moneda, quita los renglones (o crea otro documento) y cárgalos en la moneda correcta. Sin renglones, la moneda se cambia libremente, y la moneda de la obligación la acompaña salvo que la hayas fijado distinta a propósito.
• Un renglón en otra moneda no se emite. Si un documento viejo quedó con algún renglón en otra moneda que la de la cabecera, la lista Antes de emitir lo dice en Moneda («El documento está en VES y el renglón 1 (Tornillo) está en USD») y Emitir se niega hasta que corrijas el precio de ese renglón o lo quites.
• La tasa es la de la fecha del documento, no la del día en que pulsas Emitir: es la que dice Antes de emitir, con su fecha. Mientras el documento es borrador, el equivalente que se ve en pantalla usa también la tasa de esa fecha; si el borrador tiene fecha de un día anterior, un aviso arriba de la ficha lo dice («La fecha del documento es el 10/10/2026: los equivalentes usan la tasa de ese día…»). Lo emitido queda con la tasa con que se emitió y nunca se recalcula.

Escribir los renglones como en una hoja

En la PC, los renglones se escriben de corrido, sin el mouse:

• En Código o nombre escribe parte del código o del nombre: se despliega la lista. Las flechas ↑ y ↓ marcan, Intro elige, y el cursor pasa solo a la cantidad.
• Intro pasa a la casilla siguiente que se escribe (precio, descuento), saltando la unidad (la moneda del renglón es la de la factura y se ve como texto fijo); Tab pasa por todo. Intro en la última casilla guarda el renglón y deja el cursor en el producto del renglón nuevo. El importe del renglón se calcula mientras escribes. Detalle y cómo se escriben los números, en Cargar renglones con el teclado.
• Las flechas ↑ y ↓ fuera de una lista suben y bajan de renglón, en la misma columna.
• Supr en una casilla vacía (o Ctrl+Supr en cualquiera) pide quitar el renglón; también lo quita la ✕ de la derecha.
• ▸ abre los datos poco usados del renglón (descripción, categoría de impuesto, lote…). Si adentro hay algo escrito distinto del producto, el ▸ lleva un punto.
• Los totales quedan pegados al pie de la pantalla mientras bajas por los renglones.

Agregar productos con el lector o el buscador

Arriba de los renglones está Agregar un producto: escribe o escanea el código o el nombre.

• Con un código exacto, el producto entra solo con cantidad 1. Si ya está en el documento, suma 1 a su renglón y lo dice: «ESPATULA 4¨ ya estaba: ahora son 2».
• Puedes escanear seguido, sin esperar: cada lectura entra en el orden en que la leíste, y dos lecturas del mismo código suman 2. El buscador queda vacío enseguida para la lectura siguiente.
• Si lo escrito coincide con varios productos, se abre la lista para que elijas uno.
• Debajo del buscador, un contador dice cómo va cada lectura: «1 lectura entró», «3 leídas · 3 entraron» o, mientras alguna está en camino, «3 leídas: 2 entraron, 1 pendiente». Si una no entró, el aviso en rojo dice su código y por qué («No entró: FE011098 · DISCO DE CORTE 7¨ (…)»), y se queda ahí aunque la lectura siguiente sí entre. Una lectura que no se pudo guardar deja el renglón con la cantidad que sí tiene el sistema.
• Cada lectura actualiza los renglones y los totales en la misma pantalla, sin recargar la página.
• Cada renglón se guarda solo, de a uno. Mientras se guarda, Guardar, Emitir o Registrar esperan un momento («Guardando los renglones… sigue en un momento») y siguen solos: lo que ves después es lo que quedó guardado, y nada se duplica.
• Un renglón que no entró dice Sin guardar y, al lado, por qué. Corrígelo y sal de la fila: se vuelve a intentar.

La serie con que nace cada documento

En Ajustes › Facturación se eligen tres series: la de las facturas, la de las notas de crédito y débito y la de presupuestos, pedidos y notas de entrega. Vacías, las notas y la preventa toman la de las facturas, y la de las facturas es A. En la lista de series cada una se lee con su código y, a continuación, para qué sirve en pocas palabras («A · Facturas y notas», «A · Todos los documentos» cuando una sola serie sirve para todo).

¿Por qué «A» y «C1»? La A es la serie del sistema: la de las facturas que se arman aquí, en la oficina. La C1 (y las que siguen, una por caja) es la de la caja: cada caja numera su propia serie sin conexión, para no repetir números, y por eso su serie no se ofrece en una factura de la oficina. Las dos conviven en la lista de facturas; cada factura lleva su serie y su número («A-15», «C1-21»). Si falta un número en la serie de una caja, el aviso de arriba de la lista lo nombra como la lista («Falta la C1-7»), no con los ceros de la caja («C1-000007»).

Anular

Con el documento emitido, Anular, escribe el motivo y confirma. El número queda en el libro como anulado y no se reutiliza. Una factura con notas de crédito no se puede anular. Tampoco una factura con cobros vigentes o con un comprobante de retención vigente que entregó el cliente: el aviso dice cuántos tiene; anúlalos primero (en Ventas › Cobranza) y después la factura. Una nota que se dejó en borrador de una factura que después se anuló ya no se emite: se descarta.

Preventa

Presupuesto, pedido y nota de entrega no piden la tasa del día ni tocan la contabilidad fiscal. La cadena es presupuesto → pedido → nota de entrega → factura, y se pueden saltar pasos pero no volver atrás. La nota de entrega descarga el inventario; la factura que la adopta no lo descarga de nuevo.

Continuar un presupuesto o un pedido

1. Emite el presupuesto o el pedido: solo un documento emitido continúa.
2. En su ficha pulsa Convertir en pedido (solo el presupuesto) o Convertir en factura (el presupuesto y el pedido).
3. Se abre el documento nuevo en borrador, con el mismo cliente, la misma moneda y la misma lista de precios, el documento de origen anotado y todos los renglones con su cantidad y su precio. La serie es la que corresponde a su tipo (Ajustes › Facturación) y la fecha es la de hoy en el huso de la empresa: a las 8:56 p. m. en Caracas sigue siendo el día en que se está, aunque en UTC ya sea el siguiente.
4. Revisa lo que haga falta, por ejemplo bajar una cantidad o quitar un renglón, y Emitir.

Un documento se continúa una sola vez: cuando el pedido o la factura nuevos se emiten, el presupuesto queda adoptado, y si ese se anula, el presupuesto vuelve a poder continuar. El presupuesto o el pedido dice en su ficha, en Convertido en, qué documentos salieron de él, cada uno con su enlace («Factura borrador N° 345»), y el aviso de arriba del documento nuevo cuenta qué pasó («Se creó la factura borrador N° 345 a partir del presupuesto P1-1»). Mientras el documento nuevo sea un borrador se puede volver a convertir, pero el sistema lo pregunta: la página de confirmación dice cuál es el documento que ya existe, y solo con Confirmar se crea otro. Pasar de un pedido a una nota de entrega todavía no tiene botón: se arma la nota de entrega desde su entrada y se indica el pedido como origen.

Validez del presupuesto

Vence ya no nace el mismo día de la fecha: se propone a los días que diga Ajustes › Facturación › Validez del presupuesto (días) (15 si no se toca). Se puede escribir otra fecha al crearlo; si se deja vacía, al emitir se completa con esa validez.

Si algo sale mal

Cuando emitir no se puede, el aviso dice «No se emitió» y lista todo lo que falta, cada cosa con su botón. El documento queda en borrador y no se consume ningún número.

• «Falta la tasa del … entre USD y VES». Pulsa Cargar la tasa de hoy (ver La tasa del día).
• «La serie … no tiene hojas» o «Se acabaron las hojas de control». Pulsa Cargar hojas de control y carga el rango que entregó la imprenta, o usa una serie que sí tenga hojas (ver Número de control).
• «La aplicación Número de control está apagada». Quien administra la activa en Ajustes › Aplicaciones (el botón Activar Número de control solo aparece a quien puede hacerlo) y carga los rangos de hojas de cada serie.
• Error que nombra notas de entrega sin facturar. El cliente tiene notas de entrega emitidas y sin facturar: adopta una en la factura, o, si es otra venta, sigue el aviso.
• No me deja anular. Puede que la factura tenga notas de crédito, cobros o retenciones vigentes, que otro documento la haya adoptado, o que falte el permiso de anular.
• «… acaba de quedar « emitido » por otra operación al mismo tiempo». Otra persona (u otra pestaña) emitió o anuló el mismo documento en el mismo momento. No se hizo nada dos veces: abre el documento de nuevo para ver cómo quedó.
• Escribí un precio con tres decimales («4,995») y no lo acepta. La moneda lleva dos decimales: escribe «5,00» o el precio que corresponda. Con coma, tres cifras son decimales; con punto («1.234») son miles.
• «Falta elegir « … », en la pestaña « … »». Al documento le falta un dato obligatorio: ve a esa pestaña, elígelo y guarda. Un dato opcional que dejas en «—» (por ejemplo la moneda de la obligación) queda sin valor y no impide emitir.
• Un documento emitido muestra sus datos sin «Guardar». Es lo correcto: emitido, ya no se edita. Lo que se puede hacer con él está en los botones de arriba.
• Se emitió con un dato mal. Un documento emitido no se edita: corrígelo con una nota de crédito o de débito (ver Notas de crédito y de débito).

Última revisión: 22/10/2026