Para qué sirve: cambiar cómo se ven los documentos que salen impresos: la factura, el ticket de la caja, el cierre de caja, el ticket de devolución y los habladores de precio.
Pasos
- Ve a Ajustes › Formatos. Quien no administra el sistema pero tiene el permiso de formatos los encuentra en Punto de venta › Formatos de impresión (quien administra los ve solo en Ajustes, para no tenerlos en dos lugares). Cada tipo trae un formato de fábrica (Volver al de fábrica lo restaura).
- Para crear uno propio, usa Nuevo formato, Nuevo formato de ticket, Nuevo formato de cierre de caja o Nuevo hablador; o Duplicar uno existente para partir de él.
- En el editor:
- Arriba se eligen el nombre, el papel (carta, media carta, ticket de 80 mm), la letra y las Monedas de las cifras: qué moneda va adelante y si la otra va como referencia (ver abajo).
- Agrega bloques con Agregar al final (por ejemplo «Código de barras»), y muévelos con Subir y Bajar o arrastrándolos; Editar abre las opciones del bloque y Quitar lo saca. Antes de quitar Totales, Pagos, la empresa o el precio de un hablador, el sistema pregunta: sin ellos el impreso queda incompleto.
- El bloque de logo usa una imagen que subes con Subir (en la caja, PNG o JPEG pequeña).
- La vista previa se dibuja con el mismo código que imprime, con datos de ejemplo: Actualizar vista previa la refresca.
- Guardar el formato. Las cajas que lo usan lo reciben con su próximo catálogo.
- Usar para imprimir hace que la empresa imprima ese formato para su tipo cuando nadie eligió otro. Un formato nuevo, copiado o convertido no se usa solo: mientras no marques uno, se imprime el de fábrica. La pantalla del formato dice si está en uso o no, y la lista marca los que están sin usar. En la ficha de cada caja se elige el formato de su ticket.
Formatos en lienzo: cada dato en su lugar
Un formato por bloques pone una cosa debajo de la otra. Un formato en lienzo pone cada dato en un lugar fijo de la hoja, al milímetro: es lo que hace falta para escribir sobre la factura de forma libre que llega preimpresa de la imprenta, o para un modelo con casillas fijas. Sirve para los documentos que se imprimen desde su ficha (factura, notas, presupuesto, pedido, nota de entrega, compras, notas de inventario y recibo) y también para los habladores y las etiquetas de código de barras, que se reparten en hojas de etiquetas (ver Etiquetas en hoja).
Para la factura de la imprenta, el camino corto está arriba de todo en Ajustes › Formatos: Calcar mi hoja preimpresa (paso a paso en Calcar una factura de forma libre). Diseñar una factura en hoja blanca parte de una plantilla con el logo, los datos de la empresa y los recuadros. Para otro tipo de documento, elígelo en Nuevo en lienzo y pulsa Crear en lienzo.
- Arriba se elige de qué plantilla se empieza (hoja preimpresa, documento en carta o en media carta, nota de entrega) y la Página: el papel, la orientación y si se imprime sobre una hoja preimpresa. En Más opciones de la página están el margen, la cuadrícula del imán y cómo mover toda la impresión cuando la impresora corre la hoja.
- En la vista previa, cada dato tiene un recuadro: se arrastra con el ratón o el dedo, se agranda por su esquina, y se mueve con las flechas (0,1 mm; con Mayús, 1 mm). Deshacer y Rehacer (o Ctrl+Z y Ctrl+Y), − y + para alejar y acercar. Con Mayús se eligen varios para alinearlos.
- Debajo, Lo que se imprime: cada dato con su nombre («Número de la factura», «RIF o cédula del cliente») y sus medidas en milímetros con coma (Desde la izquierda, Desde arriba, Ancho y Alto), para quien prefiere escribirlas. Editar abre sus opciones: qué dato imprime (de una lista), la letra (Helvetica, Times o Courier, con negrita y cursiva), el color, si va derecho o girado, qué hacer si no cabe y en qué páginas va; en la tabla, sus columnas y si los títulos van sobre un gris claro. Ahí también están Duplicar, Poner encima y Poner debajo, Bloquear (que no se mueva por accidente) y Quitar. La banda de estado (la que dice BORRADOR o ANULADO) se puede mover y achicar, no quitar.
- Agregar suma un texto fijo, un dato del documento, un código de barras o QR, una línea, un recuadro, el logo, la tabla o los totales.
- En Probar: PDF de prueba, la Hoja de calibración, Ver con 40 renglones (cómo reparte un documento largo en varias páginas: los renglones nunca se parten, los totales van en la última) y Ver con un documento de verdad por su número: el de una factura, una nota, un presupuesto, un pedido, una nota de entrega, una compra, una orden de compra, una nota de inventario o un recibo (cada uno con su número como se ve impreso, por ejemplo
A-125,F-0012oRC-00000007). - Guardar revisa el lienzo entero y dice qué corregir. Cada Guardar deja una versión: en Versiones, Ver muestra una vieja sin cambiar nada y Restaurar la vuelve a dejar vigente (como una versión nueva; la lista no se borra). Los formatos por bloques también guardan sus versiones.
- En Avanzado está el lienzo como texto, para Exportar el lienzo o pegar el de otro formato y cargarlo con Usar este JSON.
- En Más acciones con este formato (en un formato ya guardado):
- Convertir a lienzo (en un formato por bloques de un documento) crea una copia en lienzo, con cada dato de los bloques en su casilla, para moverlo al milímetro. Imprime los mismos textos en el mismo orden; el formato por bloques no cambia, y la copia se llama «… (lienzo)». Es de ida: un lienzo no vuelve a bloques. Las fechas salen siempre como dd/mm/aaaa y el logo en un tamaño de fábrica; se ajustan en el lienzo.
- Copiar a la empresa manda el formato (por bloques o en lienzo) a otra empresa de la instalación. Allí aparece con el mismo nombre y se imprime igual; si ya hay uno con ese nombre, queda con un número. La foto de fondo para calcar no se copia: se vuelve a subir en la otra empresa. Hace falta poder editar formatos en la empresa de destino.
Para escribir sobre la hoja de la imprenta, el editor trae la foto de su hoja, la hoja de calibración y la Prueba con la foto: ver Calcar una factura de forma libre.
Todo documento ofrece además Descargar PDF en su página de impresión: con un formato en lienzo, sale ese lienzo; con uno por bloques, la plantilla en hoja blanca de su papel con los mismos datos.
Sobre una hoja preimpresa (un lienzo con "preimpreso": true): Imprimir abre el PDF, que se imprime a tamaño real (100 %); el diálogo del navegador puede escalar la hoja y correr las casillas. Y mientras el contador no confirme cómo se emite una factura de forma libre de varias hojas (cada hoja preimpresa trae su número de control), una factura, nota de crédito o de débito que no cabe en una hoja no se imprime en ese formato: el aviso dice cuántos renglones caben, y se imprime con un formato en hoja blanca.
Los tipos de documento
Además de la factura, las notas de crédito y de débito, el presupuesto, el pedido y la nota de entrega, desde la 0.34 hay formatos de fábrica para la Compra, la Orden de compra, la Nota de cargo de inventario, la Nota de descargo de inventario, la Transferencia entre depósitos, el Conteo físico y el Recibo de cobro. Se imprimen con el botón Imprimir de la ficha de cada uno y se editan igual que los demás (ver Imprimir un comprobante). En los comprobantes de inventario, las columnas de precio e importe y el total salen solo para quien puede leer costos.
En qué moneda salen las cifras
En Monedas de las cifras hay cuatro opciones: Bolívares, con la referencia en dólares; Solo bolívares; Dólares, con la referencia en bolívares; y Solo dólares.
- Factura, nota de crédito y nota de débito salen de fábrica en bolívares, con los dólares como referencia al lado de cada cifra de los totales, y debajo la tasa con su fecha («a la tasa de Bs 36,50 por USD, BCV del 26/09/2026»). Es lo que pide el SENIAT (Providencia SNAT/2011/00071, art. 13, num. 14): en una venta pactada en divisas deben constar las dos cantidades y el tipo de cambio. Por eso estos formatos no se guardan con «Solo bolívares» ni «Solo dólares».
- El ticket de la caja y el de devolución también salen en bolívares con la referencia en dólares. Si la caja emite factura, el ticket lleva las dos monedas aunque se elija una sola.
- Presupuesto, pedido, nota de entrega, cierre X/Z, hablador y etiqueta salen de fábrica en dólares con la referencia en bolívares, como antes. Se pueden cambiar a cualquiera de las cuatro.
- Un formato que guardaste antes y no dice nada de esto toma lo de su tipo. Las cifras en bolívares de una factura en dólares son las que quedaron fijadas al emitirla, las mismas del libro de ventas: reimprimirla otro día no las cambia.
El bloque de totales
El bloque Totales desglosa como pide la Providencia SNAT/2011/00071 (art. 13): el Subtotal, después una base imponible y un IVA por cada alícuota que tenga el documento («Base imponible G 16 %», «IVA 16 %»; R la reducida, A la general con la adicional suntuaria) y, aparte, lo Exento, Exonerado o No sujeto, y al final el Total. Una alícuota sin renglones no aparece, y todas las cifras suman exactamente el total.
- En la factura, las notas de crédito y de débito y en la factura que imprime la caja (ticket o carta), el desglose va siempre, aunque el bloque lo tenga apagado.
- En el presupuesto, el pedido y la nota de entrega, va si el bloque tiene encendida «Base imponible e IVA por alícuota» (así viene de fábrica).
- No hay que agregar ningún bloque: los formatos que ya guardaste lo dibujan solos.
- El ticket de una caja que no factura (entrega) sigue con su «Base imponible» y su IVA de siempre, según las opciones del bloque.
Si algo sale mal
- «Esas variables no existen». Un bloque nombra un dato que el tipo de formato no tiene; usa las variables que ofrece el editor.
- El ticket de la caja no cambió. La caja lo toma con su próximo catálogo (unos minutos) o al recargar.
- «Tiene que llevar los montos en bolívares y en la otra moneda». Elegiste una sola moneda en una factura o una nota: elige «Bolívares, con la referencia en dólares» (o dólares con la referencia en bolívares).
- «Para guardar falta corregir…» en un lienzo. El mensaje nombra el elemento y lo que no sirve; corrígelo en su fila (o en el JSON) y vuelve a Guardar.
- «No se entendió…» en un lienzo. Una medida escrita que no es un número de milímetros con una décima (por ejemplo
12,55): quedó como estaba; escríbela otra vez. - «Hay cambios de la última vez que no se guardaron». Se cerró la pestaña sin Guardar: Recuperarlos vuelve a poner esas medidas; Descartarlos los olvida.
- «… está bloqueado». El elemento no se mueve ni se quita mientras esté bloqueado: pulsa Desbloquear.
- Guardé algo que no quería. En Versiones, Restaurar la anterior.
- «Este documento no cabe en una hoja de forma libre». Es una factura (o nota) sobre hoja preimpresa con más renglones de los que caben en una hoja: imprímela con un formato en hoja blanca.
- Quise volver atrás. Volver al de fábrica, o Cerrar sin aplicar / Salir sin guardar en el editor si no lo guardaste.
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