Para qué sirve: que la factura salga escrita encima de la hoja preimpresa que entrega la imprenta, con cada dato en su casilla: el RIF del cliente donde dice «RIF», los renglones en la tabla impresa, el total en su recuadro.
Se hace una sola vez y lleva unos minutos. Quien factura después no se entera: pulsa Imprimir como siempre.
Lo que hace falta: una hoja preimpresa en blanco, el teléfono (o un escáner) y una regla.
Los cinco pasos
En Ajustes › Formatos, arriba, pulsa Calcar mi hoja preimpresa. El editor muestra los cinco pasos y marca los que ya están hechos.
- Póngale un nombre. Ya viene uno («Factura de forma libre»); cámbialo si quieres. Si la resma no es carta, elige el Papel.
- Suba la foto de su hoja. Tómale una foto de frente, con buena luz y la hoja entera, o escanéala. Si la imprenta te mandó la hoja en PDF, puedes subir ese mismo PDF: se toma su página 1 y se convierte en la foto. En La foto de su hoja, elige el archivo (JPEG, PNG o PDF) y pulsa Subir la foto. Si algo del PDF no se pudo dibujar (por ejemplo un degradado), el editor te avisa qué faltó; compara con tu hoja antes de calcar. El formato queda guardado con la foto, y la foto se ve aclarada debajo de la vista previa. La foto nunca se imprime.
- Ajuste la foto con dos puntos. La foto de un teléfono nunca sale del tamaño justo; esto la deja del tamaño real:
- Elige dos esquinas de recuadros impresos, lejos una de la otra (por ejemplo, arriba a la izquierda del recuadro del cliente y abajo a la derecha del recuadro del total).
- Pulsa Marcar A y B tocando la vista previa y toca esas dos esquinas en la foto. (Sin ratón también se puede: escribe dónde se ven.)
- Con la regla, mide en la hoja de papel dónde están de verdad esas dos esquinas, desde el borde izquierdo y desde el de arriba, y escríbelo en «y en la hoja está en».
- Pulsa Ajustar la foto: queda del tamaño real, derecha y en su lugar.
- Ponga cada dato en su casilla. Los datos de una factura (número, fecha, cliente, RIF, domicilio, teléfono, condición de pago, renglones y totales) ya vienen ubicados como en una forma libre corriente. Arrastra cada recuadro de la vista previa hasta su casilla de la foto; la esquina de abajo a la derecha lo agranda. Se pega solo a la cuadrícula y a los bordes de los otros datos.
- Con el teclado: toca un recuadro y usa las flechas (0,1 mm; con Mayús, 1 mm). Ctrl+Z deshace y Ctrl+Y rehace.
- Para mover varios juntos, tócalos con Mayús apretada; aparecen los botones para alinearlos.
- En el teléfono o sin ratón, escribe las medidas en la lista Lo que se imprime («Desde la izquierda», «Desde arriba», «Ancho», «Alto», en milímetros con coma).
- Lo que tu hoja no tenga, se quita: Editar en su fila y Quitar. Para agregar un dato que falta: Agregar › Un dato del documento, y en sus opciones elige Qué dato imprime.
- Imprima una prueba y guarde. En Probar:
- Prueba con la foto (PDF) muestra en pantalla los datos encima de la foto, sin gastar hojas.
- Ver con un documento de verdad: escribe el número de una factura (por ejemplo
A-125) y pulsa Ver, para ver nombres y descripciones largas reales. - PDF de prueba: imprímelo en una hoja blanca, a tamaño real (100 %), ponlo contra una hoja preimpresa a contraluz y corrige lo que no calce.
- Pulsa Guardar. Tu hoja a medio calcar no imprime sola: mientras no la marques, las facturas siguen saliendo con el formato de fábrica. Cuando la prueba con el fondo salga bien, pulsa Usar para imprimir para que todas las facturas salgan con este formato.
Al imprimir una factura en hoja preimpresa, Imprimir abre el PDF: imprímelo a tamaño real (100 %), sin «ajustar a la página», o las casillas se corren.
Si cierras la pestaña sin guardar, al volver a abrir el formato en ese mismo equipo aparece Hay cambios de la última vez que no se guardaron, con Recuperarlos o Descartarlos.
Si toda la impresión sale corrida
Pasa con algunas bandejas: todo sale bien ubicado pero corrido unos milímetros. En Probar, imprime la Hoja de calibración en papel blanco a tamaño real: trae una regla en el borde de arriba y otra en el de la izquierda, cuya línea va a 6,0 mm del borde. Mide dónde quedó cada línea: si la de arriba quedó a 8,0 mm, la impresora corre la hoja 2 mm hacia abajo. En Página › Más opciones de la página, escribe -2,0 en Mover toda la impresión hacia abajo (y lo mismo con la de la izquierda). Vuelve a imprimir la hoja de calibración hasta que calce.
Si algo sale mal
- «El fondo tiene que ser una foto o un escaneo en JPEG o PNG, o el PDF de la imprenta». El archivo no es ninguno de esos tipos.
- «No se subió el PDF: el PDF está cifrado o protegido con contraseña». Guárdalo sin protección (o imprímelo a un PDF nuevo) y súbelo otra vez, o sube una foto de la hoja.
- «La imagen es un JPEG progresivo». Algunos programas guardan así; vuelve a guardarla como JPEG normal o como PNG.
- «Los dos puntos están demasiado cerca». Elige esquinas a más de 1 cm una de otra; mientras más lejos, más exacto el tamaño.
- «Con esos puntos el fondo quedaría girado…». Los puntos de la foto y los de la hoja no son las mismas esquinas (A con A, B con B), o la foto está muy torcida: tómala de frente.
- «No se pudo ver el N.º …». No hay una factura con ese número, o no tienes permiso para verla: la vista previa sigue con el documento de ejemplo.
- La prueba calza en pantalla pero no en la hoja. Es la impresora: mira «Si toda la impresión sale corrida» e imprime a tamaño real.
- Una factura larga no sale. Mientras el contador no confirme cómo se emite una factura de forma libre de varias hojas, una factura que no cabe en una hoja no se imprime en el formato preimpreso: el aviso dice cuántos renglones caben.
Última revisión: