Para qué sirve: tener por período la lista de lo facturado, con base, IVA y total en bolívares, para declarar.
Qué contiene
- Solo documentos fiscales (facturas, notas de crédito y de débito). Presupuestos, pedidos y notas de entrega no entran.
- Cada documento con su base, impuesto y total, en la moneda de los libros (bolívares), con las cifras congeladas al emitir.
- La nota de crédito resta y la de débito suma.
- Los documentos anulados figuran con su número y en cero, para que no haya huecos sin explicar.
- Las facturas hechas desde la caja aparecen en su propia sección.
Cómo obtenerlo
Pasos para sacar el libro:
- Ve a Finanzas › Libros fiscales › Libros de compras y ventas.
- Elige el Mes y el Período: Mes completo, Del 1 al 15 o Del 16 al último día. Si no eliges nada, la pantalla propone el que toca declarar: el mes anterior o, si la empresa es contribuyente especial (se declara en Ajustes › Empresa › Fiscal), la quincena anterior.
- Revisa las pestañas: Libro de ventas, Libro de compras (solo si la empresa lleva compras) y Resumen para la declaración. En el resumen van el excedente de crédito del período anterior y las retenciones acumuladas por descontar, porque no salen de los libros (ver Los datos de la declaración, más abajo).
- Aprieta Descargar en hoja de cálculo (.xlsx) para bajar un archivo con las tres hojas, o Imprimir o guardar en PDF (hoja carta apaisada; para guardar en PDF, elígelo en el diálogo de imprimir del navegador).
Perfiles: Libros fiscales / Consulta para ver y Libros fiscales / Contador, que además declara talonarios. Los números de renglón del resumen y el orden de las columnas siguen los libros del contador; él los coteja antes del primer cierre.
- El libro separa las ventas a no contribuyentes (art. 77) de las ventas a contribuyentes (art. 76). Las de la caja a quien no tiene RIF van en un renglón por día, con la primera y la última factura. Las otras van documento por documento.
- Las notas de crédito restan (van en negativo).
- Las retenciones que nos hacen van en su fila (RT), por la fecha del comprobante.
- Hay una columna de IGTF y otra de «agente de retención».
El libro por serie
Si la empresa tiene series de documentos (A, B, C1…), arriba del libro aparecen las Series como casillas (sin ninguna marcada son todas) y, si las series nombran sucursales, la Sucursal. Con todas las series hay dos presentaciones:
- Juntas (la de siempre y el libro oficial, uno por contribuyente): una sola hoja con todos los documentos y, al final, una fila de subtotal por serie y el total general. Los subtotales suman el total.
- Separadas: una hoja por serie (en el Excel, una pestaña «Ventas serie A»; en el PDF, una sección por serie), cada una con sus totales.
Si marcas una o varias series, el libro sale marcado «Libro parcial: series …» en la pantalla, en el Excel y en el PDF: no es el libro oficial. El resumen para la declaración de IVA usa siempre todas las series, no solo las marcadas. La serie de una caja de pedidos no es fiscal y nunca aparece. Los borradores tampoco entran en el libro.
Quién ve qué. Quien tiene series asignadas ve en los libros solo los documentos de sus series (y su resumen sale marcado «parcial»). Quien administra la empresa, el contador y el gerente ven todas; también quien tenga el permiso Ver los documentos de todas las series. Quien no tiene series asignadas ve todo, como antes.
Los avisos de arriba
Arriba del libro de ventas, un recuadro dice lo que el libro no puede arreglar solo. No cambia ninguna cifra del libro y no sale en la hoja de cálculo ni en el impreso.
- «Falta la C1-7 en la serie C1»: hay un salto en la numeración de esa serie (también desde el último número del período anterior). En una serie de caja puede ser una venta que no entró: el enlace Ver Ventas rechazadas lleva a resolverla. Un documento anulado no es un hueco: figura en el libro en cero.
- «La C1-7 tiene fecha de otro período»: el número existe, pero con una fecha que no va en orden con los demás.
- «N facturas sin número de control»: el libro las lista igual. El número de control lo da la imprenta o la máquina fiscal. Si la caja imprime en una máquina fiscal, declara su serie en Talonarios y máquinas fiscales con el registro de la máquina y el aviso deja de salir para esa serie.
Por qué no cuadra al céntimo con «Ventas por caja y forma de pago»
El libro suma, por factura, el total en bolívares que la factura congeló al emitirse, con la tasa de ese día. El reporte Ventas por caja y forma de pago suma los pagos. Cuando la lista de la caja está en dólares y una venta se paga en dos o más partes en bolívares, cada pago se convierte y se redondea por separado, y la suma de los pagos puede diferir del total de la factura en unos céntimos (por ejemplo, 0,92 Bs en un mes). El libro es el que se declara. Además, el reporte no resta las devoluciones (están en Devoluciones) y no cuenta lo vendido a crédito que todavía no se pagó.
Los datos de la declaración
El excedente de crédito del período anterior y las retenciones acumuladas por descontar se guardan por período:
- En la pestaña Resumen para la declaración, escribe los dos montos y aprieta Ver.
- Aprieta Guardar estos montos para …: abre la ficha con el período y los montos ya puestos. Guárdala.
- Al pedir el período siguiente, el resumen propone el excedente y el saldo de retenciones que deja el período guardado, calculados con sus libros de hoy. Cotéjalos con la declaración presentada antes de guardarlos.
Lo escrito en la página manda sobre lo guardado. Los datos guardados se ven y se corrigen en Finanzas › Libros fiscales › Datos de la declaración por período (perfil Libros fiscales / Contador para guardarlos).
Talonarios y máquinas fiscales
En Finanzas › Libros fiscales › Talonarios y máquinas fiscales se declara qué serie se asienta resumida por día, con el registro de su máquina fiscal y la providencia. Esos datos salen en el encabezado del libro. Solo se resume lo vendido a no contribuyentes (cédula o consumidor final, art. 77): una factura de esa serie a un cliente con RIF va en su propio renglón, con su RIF y su número (art. 76), igual que en la caja. El IGTF percibido de esas ventas suma en la columna IGTF de su resumen.
Una retención que el cliente nos practicó en bolívares sobre una factura en dólares entra al libro con el monto del comprobante, tal cual.
Si algo sale mal
- Falta una factura en el período. Puede estar en borrador (no emitida) o con una fecha de otro período.
- Un número aparece en cero. Es un documento anulado.
- El aviso dice que falta un número. Búscalo en Ventas rechazadas (si es de caja) o en los documentos con otra fecha.
Última revisión: