Para qué sirve: anotar en qué gastó la empresa lo que no es mercancía —el alquiler, la luz, los honorarios, un flete, el mantenimiento— tenga o no factura, y ver el total por categoría.
Hay dos puertas y las dos usan las mismas categorías:
- Con factura (la factura de un servicio o de un gasto): una compra de clase «gasto». Entra al libro de compras con su IVA, sus retenciones y su cuenta por pagar, como cualquier factura, pero no mueve el inventario.
- Sin factura (un egreso de la caja chica o del efectivo): un gasto menor de Tesorería, con su categoría y el soporte (la foto del recibo) adjunto al registrarlo.
Las categorías
Son las que la empresa usa para clasificar un gasto. Vienen alquiler, servicios públicos, honorarios profesionales, fletes, mantenimiento, papelería y oficina, publicidad y otros; si tu empresa ya tenía las suyas (las del gasto menor), se respetan y no se agrega ninguna. Se crean, se corrigen y se archivan en Finanzas › Categorías de gasto.
Cada categoría puede decir su cuenta contable (la cuenta de gastos del plan). Si tu empresa tiene el plan de cuentas de Venezuela, las categorías de fábrica ya traen la suya (alquiler, 6.1.02.001; servicios públicos, 6.1.02.002; mantenimiento, 6.1.02.004; papelería y oficina, 6.1.02.005; fletes, 6.1.02.007; honorarios profesionales, 6.1.02.008; publicidad, 6.1.02.009; otros, 6.1.02.013): a las que ya tenías sin cuenta se les pone al actualizar, y una cuenta que tú elegiste nunca se cambia. Sin plan de cuentas quedan vacías. Con la cuenta, la contabilidad lleva el gasto de esa factura a la cuenta de su categoría; sin ella, el asiento de la factura queda por contabilizar y el aviso dice qué falta (asigna la cuenta a la categoría o crea una regla en Contabilidad › Reglas de contabilización con el rol «gastos_compras»).
Registrar un gasto con factura
- En Compras, pulsa Registrar un gasto o factura de servicio. Se abre una compra nueva de clase Gasto o servicio: no pide productos.
- Escribe el proveedor, el Número y el N.º de control de su factura, la fecha y la moneda, como en cualquier compra. Guarda: queda en Borrador.
- Agrega los renglones con Agregar el renglón: elige la Categoría del gasto, escribe la descripción (se ve al desplegar el renglón con ▸), la cantidad, el precio y cómo tributa (la categoría de IVA).
- Pulsa Registrar y confirma. La compra entra al libro de compras con su crédito fiscal. Las retenciones de IVA y de ISLR se cargan en ella como en cualquier compra.
Una compra de mercancía también acepta renglones de gasto: cada renglón es un artículo (eliges el producto) o un gasto (eliges la categoría), nunca las dos cosas. Así una factura que trae mercancía y un flete o un servicio se carga junta. Una compra de clase «gasto» no admite productos ni fletes repartidos.
Registrar un egreso sin factura
- En Compras, abre Gastos y egresos y pulsa Registrar un egreso sin factura (o ve a Finanzas › Transferir, depositar o registrar un gasto y elige Gasto menor).
- Elige la cuenta de donde sale (la caja chica, por ejemplo), el monto, la categoría, a quién se le pagó y una descripción. Si tienes la foto del recibo o de la nota, elígela en Foto o PDF del soporte (es opcional; en el teléfono abre la cámara). Pulsa Registrar.
- Se abre la ficha del movimiento con el soporte ya adjunto. Si el soporte no se pudo guardar (por ejemplo, un tipo de archivo que no se adjunta), el egreso queda registrado igual y el aviso lo dice: adjúntalo después desde la ficha.
- La contabilidad lo asienta sola: al debe, la cuenta de gastos de su categoría; al haber, la caja chica, la caja o el banco de donde salió el dinero (a la tasa del día si la cuenta no es en bolívares). Si la categoría no tiene cuenta, el asiento queda por contabilizar con el mismo aviso que una factura de gasto. Un gasto anulado se revierte.
Gastos y egresos
Compras › Gastos y egresos junta las dos cosas en una lista: las facturas de gasto (una fila por renglón de gasto, con su categoría y su base sin IVA) y los egresos sin factura. Se filtra por fechas y por categoría. Arriba de la lista, Total por categoría suma lo registrado de lo que ves, categoría por categoría y, dentro de cada una, en la moneda de cada gasto (no mezcla monedas). Los borradores y los movimientos anulados se ven, pero no suman en los totales. Desde esa página también registras uno nuevo de cada tipo.
Gastos por categoría
Compras › Todos los reportes › Gastos por categoría suma lo gastado en el período por categoría: las facturas de gasto (la base, sin IVA, después del descuento global; las notas de crédito restan) y los egresos sin factura, en columnas separadas y con el total. Cada importe va en su moneda: no se convierte nada. Se descarga en Excel, PDF o impreso como los demás reportes.
Qué ve cada quien
- Quien tiene el rol Compras elige las categorías en los renglones; no ve cuentas, saldos ni pagos de Tesorería.
- Crear o corregir categorías y registrar egresos lo hace quien tiene los permisos de Tesorería (administrador de cuentas y tesorero).
- El reporte lo ve quien puede leer compras; los egresos sin factura suman solo si también puede leer los movimientos de cuenta (si no, el reporte lo avisa).
Si algo no sale
- «en una compra de gasto cada renglón dice la categoría del gasto»: elige la categoría del renglón.
- «un renglón es un artículo o un gasto, no las dos cosas»: quita el producto o quita la categoría.
- No aparece la lista de categorías: pídele al administrador que te dé acceso a las categorías de gasto (rol Compras al día) o revisa que Tesorería esté activa en Ajustes › Aplicaciones.
Ver también: Registrar la factura de un proveedor, Libro de compras y Movimientos de cuenta.
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