Para qué sirve: que cada persona que escribe desde el formulario del sitio web quede registrada como un interesado, con alguien que la atienda y el rastro de lo que se habló, y que nada de lo que llega se pierda aunque venga incompleto.
Cómo llega un interesado
- La persona llena el formulario del sitio web (nombre, empresa, teléfono o correo, qué necesita y su estado) y acepta que la contacten.
- El sistema la recoge solo, en cuanto llega (y, si algo falla, lo reintenta cada minuto). No hay que cargar nada a mano.
- Se crea un interesado con el título «Nombre (Empresa) pide una cotización por la web» y queda en atención Nuevo.
- Si la zona de la persona tiene un partner, la oportunidad queda asignada a él (ver Partners, zonas y reasignar). Quien tiene el permiso Atender interesados recibe un aviso en la campana y ve en el menú cuántos interesados nuevos hay.
Atender un interesado
- Ve a CRM › Interesados. La lista trae la fecha de recibido, el título, el nombre, la empresa, Qué necesita, el Origen, la Atención, Lo atiende, el estado y el partner. Para ver solo lo pendiente, pulsa el número de Interesados nuevos en el Inicio.
- Abre uno. La pestaña Interesado muestra el teléfono, el correo, lo que pidió y por dónde llegó.
- En Lo atiende elige quién lo lleva.
- Cuando empieces, cambia la Atención a En curso; cuando le hayas respondido, a Respondido.
- Al pie, en el panel Actividad, escribe una nota con lo que hablaron. Con Programar actividad (por ejemplo «Llamar» dentro de 3 días) te queda un recordatorio.
- Cuando se defina, cambia el Estado a Ganada o Perdida y pulsa Guardar. Una oportunidad ganada o perdida sale de la cuenta de Interesados abiertos.
La pestaña Detalle guarda lo que aceptó la persona (el texto del consentimiento y cuándo), su contacto si ya existía y la clave interna de la solicitud. No se edita.
La bandeja de entrada
CRM › Bandeja de entrada es el registro de todo lo que el sistema recogió, haya o no terminado en un interesado. Cada fila dice qué es, de qué tipo, cuándo llegó y su estado (Aplicada o Pendiente):
- Aplicada: se convirtió en un interesado; la columna Oportunidad lo enlaza.
- Pendiente: no se pudo aplicar y dice por qué en Motivo; se puede convertir a mano (ver abajo). Los motivos habituales son «no dice quién escribió», «no deja un teléfono ni un correo para responder» y «sospechosa» (el formulario la marcó como posible correo basura).
Recoger dos veces la misma solicitud no crea dos interesados.
Convertir una señal pendiente en interesado
Si revisas una señal pendiente y es una persona real (por ejemplo, la marcó como sospechosa por error):
- Abre la señal en CRM › Bandeja de entrada.
- Pulsa Convertir en interesado y confirma. Hace falta el permiso Atender interesados.
- Se crea el interesado con los datos de la señal (nombre, empresa, teléfono, correo, qué necesita, lo que pidió y la zona), con atención Nuevo, y con el partner de su zona si lo hay. La señal pasa a Aplicada y enlaza al interesado en Oportunidad.
- Los dos quedan con una nota en su Actividad que dice de dónde viene cada uno.
Solo se convierte una señal pendiente, y una sola vez. Las señales pendientes de antes de esta versión no guardaron el teléfono ni el correo: se convierten con el título y el motivo, y esos datos se completan a mano en el interesado.
Si algo sale mal
- Una persona dice que escribió y no aparece. Busca su nombre en la Bandeja de entrada: si está Pendiente, el motivo explica qué faltó. Si es una persona real, abre la señal y pulsa Convertir en interesado; si no la quieres como interesado, déjala pendiente.
- No me llega el aviso. Hace falta el permiso Atender interesados (viene en CRM / Vendedor y CRM / Gerente).
- No veo ningún interesado. Tu usuario es de un partner y todavía no se le asignó ninguno, o el CRM no está activo en Ajustes › Aplicaciones.
- El campo Partner no aparece. Cambiarlo exige el permiso Reasignar oportunidades a otro partner.
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