Para qué sirve: contar lo que hay por forma de pago, comparar con lo que el ERP esperaba, e imprimir el reporte del turno.
- El reporte X muestra cómo va el turno sin cerrarlo; se puede sacar cuantas veces haga falta.
- El reporte Z cierra el turno: se imprime al cerrar la caja.
Pasos
- Con el ticket vacío, pulsa F12 (cerrar caja). Se abre Cerrar … con la tabla del arqueo.
- Para cada forma de pago, toca su fila y escribe lo contado. Enter pasa a la forma siguiente. La instrucción de arriba dice cómo se cuenta cada una:
- Efectivo: cuenta el dinero de la gaveta por moneda.
- Tarjeta (punto de venta): escribe el total del cierre de lote del punto.
- Pago móvil, transferencia y similares: salen como información («No se cuenta»); no hay que contarlos.
- Mira la columna Diferencia: Cuadra, Faltan … o Sobran …, calculada sola. El Esperado ya descuenta las devoluciones y suma el fondo.
- Si quieres ver el estado antes de cerrar, pulsa Imprimir reporte X (F11).
- Pulsa Cerrar caja e imprimir Z (F8).
Te guía forma por forma. Arriba de la tabla, la caja dice en qué paso vas («Paso 2 de 3: cuenta lo que hay de Efectivo Bs en la gaveta») y qué falta contar. Cuando ya contaste todo, dice «Ya contaste todo: revisa la diferencia y cierra con F8». El pago móvil y lo que no se cuenta no son un paso.
Te explica la diferencia. Si una forma no cuadra, debajo de la tabla aparece, en una o dos líneas, la causa más probable según reglas simples (no es una adivinanza): lo que falta en una forma y sobra en otra de la misma moneda (probablemente un cobro anotado en la forma equivocada), un vuelto dado de otra gaveta, una devolución, una venta anulada, o un cobro por pago móvil sin referencia del mismo monto («confírmalo en el banco»). Si ninguna regla lo explica, la caja dice «vuelve a contar». Es una ayuda para revisar: no cambia ninguna cuenta.
Si no contaste nada. Si todo lo contado queda en 0 y hubo ventas, la caja no cierra con el segundo F8: pregunta aparte «No contaste nada: ¿cierras igual?» y cierra solo con un tercer F8, el botón «No conté: cerrar igual» (o vuelve a contar con Esc). Cerrar así deja la sesión marcada «Se cerró sin contar» en el ERP (Punto de venta › Sesiones de caja). Si la caja tiene supervisores en su lista, además pide el PIN de uno. Así un cierre con todo en 0 deja de pasar sin que nadie lo note. El reporte Z impreso de ese cierre dice arriba «NO CONTÉ: se cerró sin contar», en el arqueo muestra «No se contó» en lugar de una diferencia y termina en Para revisar con una línea y, debajo, la lista de los cobros sin referencia (forma de pago, monto y número de venta) para confirmarlos en el banco; el Z que se reimprime desde el ERP lo trae igual.
Si la caja cierra a ciegas, solo ves la columna de lo contado: lo esperado y la diferencia los ve el supervisor, en la caja o en el ERP. Si la diferencia pasa lo que la caja deja (Cerrar con una diferencia de arqueo en la pestaña Permisos), un supervisor debe elegir su nombre y escribir su PIN, o pulsar Esc para volver a contar; si pasa el máximo, o la acción está en No permitido, no lo autoriza nadie en la caja: se vuelve a contar o un supervisor la cierra desde el ERP. Con la sesión abierta, el reporte X tampoco le muestra a la cajera lo esperado ni lo cobrado por forma; el supervisor sí lo ve. El supervisor que autoriza el cierre vale solo si escribió su PIN en ese momento, en una tablet autorizada y en una caja abierta con un usuario.
El reporte incluye ventas por forma de pago, IVA e IGTF, las devoluciones aparte (cuántas y el total), las ventas a crédito aparte (cuántas y lo que quedó por cobrar) y el fondo con que abrió la caja. Al día siguiente, en la pantalla de apertura, Reimprimir el último Z (F11) vuelve a sacar el cierre anterior. Con conexión, la caja se lo pide al ERP: si el conteo se corrigió después del cierre, o subió tarde una venta sin conexión, el Z reimpreso ya lo trae y dice «Conteo corregido el … por … (motivo)». Sin conexión, o si el ERP todavía no recibió el cierre, reimprime el que salió al cerrar y lo avisa.
Diferencia por cambio de tasa. Si la tasa de la caja y la del ERP no coinciden (por ejemplo, se cargó una tasa propia después de que la caja bajó su catálogo), el ERP acepta un pago corto hasta el 2 % y lo deja anotado en el pago. Lo mismo con el vuelto en efectivo de la misma gaveta: si la caja pidió menos con su tasa y dio más vuelto, el ERP anota el vuelto que dio la caja y la diferencia, en vez de cargársela a la cajera como faltante. Esa diferencia sale en el reporte del ERP (X o Z, y el Z reimpreso con F11) en un bloque aparte, Diferencia por cambio de tasa: cuánto se cobró de menos en la sesión, por moneda del pago, y en cuántos pagos. No es un faltante de efectivo: la gaveta tiene lo que entró, el arqueo cuadra con eso, y el reporte lo aclara debajo del arqueo. El reporte de cierre no es un documento fiscal, así que la factura, el libro de ventas y el IGTF no cambian. El Z que sale de la caja sin conexión al cerrar no trae la cifra, porque solo el ERP conoce su tasa; para tenerla, reimprime el Z con conexión (F11) o usa Imprimir reporte en la sesión.
Desde el ERP, en Punto de venta › Sesiones de caja, la lista dice de cada sesión quién abrió y cuándo, quién cerró y cuándo (en la hora de la empresa), lo vendido por forma de pago (lo recibido menos el vuelto), lo contado y la diferencia, o «Cuadra». Al abrir una sesión, la pestaña Sesión muestra el Arqueo por forma (fondo, esperado, contado y diferencia) y la acción Imprimir reporte; los números internos y las marcas en UTC están en Más datos. Desde la 0.85.0 el rol Cajero ya no lee los arqueos: la cajera ve en esa ficha lo suyo (el fondo y lo que contó), sin lo esperado ni la diferencia, y en la lista las columnas de lo contado y la diferencia le salen vacías. Lo esperado lo ven el Supervisor de caja y el Gerente. Si alguien necesita verlo sin ser supervisor, se le da en su rol el permiso de leer Arqueo de caja (pos.arqueo.leer).
En Ventas de caja, cada venta muestra la fecha, la caja, el número, el documento, el total y quién vendió; su ficha dice Lo que se vendió y Cómo se cobró. El inicio del ERP cuenta las ventas de caja de hoy y las cajas abiertas.
Corregir el conteo de un cierre
Si una caja se cerró con lo contado mal escrito —por ejemplo, todo en cero en un cierre a ciegas—, el conteo se corrige desde el ERP. Lo que se contó al cerrar no se borra: queda en el historial y en el reporte Z.
- En el ERP, abre Punto de venta › Sesiones de caja y entra en la sesión. Tiene que estar cerrada.
- Pulsa Corregir el conteo. La página muestra, por cada forma de pago que se cuenta, lo esperado, lo contado ahora y un campo Contado de verdad.
- Escribe lo que se contó de verdad en las formas que cambian (con coma decimal, como «31,60»). Las que no tocas quedan como estaban. El pago móvil y lo que no se cuenta no aparecen.
- Escribe el motivo (obligatorio): qué se contó mal y cómo se supo, por ejemplo «Se cerró a ciegas en cero; se contó la gaveta con la supervisora».
- Pulsa Corregir el conteo. Vuelves a la sesión: la lista y el Arqueo ya muestran lo corregido, y la Diferencia se recalcula sola.
Lo que pasa después:
- El reporte Z del ERP (Imprimir reporte en la sesión, o Reimprimir el último Z con F11 en la apertura de esa caja) muestra lo contado corregido, dice «Conteo corregido el … por … (motivo)» y, en cada forma corregida, lo que se contó al cerrar.
- La corrección queda en las actividades de la sesión: quién, cuándo, qué cambió y el motivo.
- Se puede corregir otra vez: la última corrección es la que vale, y todas quedan en la lista Correcciones anteriores de la misma página.
- Si después llega una venta que se hizo sin conexión, el arqueo se rehace con ella y respeta lo corregido.
- Si la empresa usa tesorería, el sobrante o el faltante del cierre en la cuenta de cada forma se reescribe con lo corregido.
Hace falta el permiso pos.supervisar («Supervisar cajas»), que trae el perfil Punto de venta / Supervisor de caja; quien administra lo da en Ajustes › Roles (ver Roles y permisos). Sin él, el botón no aparece.
Cerrar desde el ERP una sesión que quedó abierta
Si la tablet se perdió, se rompió o nadie cerró la caja (por ejemplo, quedó abierta de ayer), un supervisor la cierra desde el ERP:
- En el ERP, abre Punto de venta › Sesiones de caja y entra en la sesión. Tiene que estar abierta.
- Pulsa Cerrar la sesión.
- Cuenta la gaveta y escribe lo contado en cada forma de pago (la página muestra lo esperado hasta ahora), o marca No conté: cerrar igual.
- Escribe el motivo (obligatorio), por ejemplo «La tablet se rompió; se contó con la supervisora».
- Pulsa Cerrar la sesión.
Es el mismo cierre que hace la caja: arqueo, diferencia y reporte Z (Imprimir reporte). La sesión dice Cerrada desde el ERP por y el motivo, y su Actividad lo cuenta.
Las ventas que la tablet tenía sin subir no se pierden: cuando vuelve la conexión suben, entran en esa sesión y su arqueo se recalcula. La tablet se entera sola: cuando ya no le queda nada por subir, muestra «… cerró esta sesión desde el ERP» y pide abrir una sesión nueva.
Si algo sale mal
- El reporte dice «Cuentas abiertas». Es el restaurante: quedan cuentas de mesa con platos enviados que todavía no se cobraron. El reporte dice cuántas y su consumo sin IVA, aparte de lo vendido (no suma a las ventas, al IVA ni al arqueo). Revísalas antes de cerrar: cóbralas o anúlalas. La caja lo pregunta al ERP al abrir el cierre; sin conexión el reporte sale sin esa línea. El detalle cuenta por cuenta está en el reporte «Cuentas abiertas» del restaurante.
- La diferencia no cuadra. Lee la explicación que la caja pone debajo de la tabla (y «Para revisar» en el Z impreso) y cuenta de nuevo. Revisa que las devoluciones y los cambios de producto se hayan hecho con la forma de pago correcta (ver Devolver una venta), y que las ventas «por subir» ya hayan llegado al ERP (mira la cabecera).
- El reporte dice «Diferencia por cambio de tasa» y no sé si falta dinero. No falta: es lo que la caja cobró de menos por convertir con otra tasa que el ERP. Lo que hay que contar en la gaveta es lo que cobró la caja. Para ver cada pago, abre la venta en Ventas de caja › Cómo se cobró.
- Dice «N ventas por subir». Hay ventas hechas sin conexión que todavía no llegaron. Cierra con conexión si puedes: el ERP confirma lo esperado al cerrar.
- El ERP no recibió el último cierre. La pantalla de apertura lo avisa: «El ERP recibió el último cierre» aparece cuando llegó bien; si aparece con diferencias, las lista.
- La caja quedó abierta y la tablet ya no está. Un supervisor la cierra desde el ERP (ver «Cerrar desde el ERP una sesión que quedó abierta», arriba).
- Cerré con lo contado mal (por ejemplo, todo en cero). No hace falta reabrir la caja: un supervisor corrige el conteo desde el ERP (ver «Corregir el conteo de un cierre», arriba).
- «Corregir el conteo» no aparece en la sesión. La sesión sigue abierta (se cuenta al cerrarla en la caja), o tu usuario no tiene pos.supervisar.
- «No se corrigió: Ningún monto cambió». Escribiste lo mismo que ya estaba: cambia el monto de la forma que está mal.
- Quiero que otra persona atienda la caja. En una caja de cobro, una sesión la atiende una sola persona: para cambiar, se cierra la caja y la abre la otra persona. Mientras tanto, Bloquear deja la pantalla con PIN.
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