Para qué sirve: decidir en cada caja qué puede hacer quien la atiende sin preguntar, qué tiene que autorizar un supervisor en el momento (con su PIN, en una ventana que bloquea la caja) y qué no se hace desde esa caja.
Dónde está
Punto de venta › Cajas, abre la caja y entra en la pestaña Permisos. Ahí ves un resumen; Cambiar los permisos abre la página con todas las acciones. Sin el permiso Configurar los permisos de las cajas (lo trae el rol Administrador, no el Supervisor de caja: quien autoriza no se fija sus propios límites) la página se ve en solo lectura.
Las tres opciones de cada acción
- Permitido: lo hace quien atiende, sin preguntar.
- Con supervisor: antes de seguir, la caja pide el PIN de un supervisor de su lista. Cancelar (Esc) deja todo como estaba. Si atiende un supervisor, no se pide a otro. Si la caja no tiene supervisores en su lista, en la práctica no se permite (salvo Cerrar sin contar, que pide una confirmación aparte: una caja siempre se puede cerrar).
- No permitido: nadie lo hace desde esta caja, tampoco un supervisor. Se hace en el ERP con su permiso.
Algunas acciones llevan además Libre hasta (el descuento en %; el cierre con diferencia, Devolver una venta y Pasar el límite de crédito en importe con su moneda, por ejemplo «5.00 USD») (debajo de ese valor es Permitido aunque diga Con supervisor) y Máximo (encima, no lo autoriza nadie). Por ejemplo, un descuento «Con supervisor, libre hasta 5 %, máximo 25 %»: hasta 5 % lo da la cajera; de 5 % a 25 %, con el PIN de un supervisor; más de 25 %, no.
Qué acciones se configuran
| Grupo | Acciones |
|---|---|
| El ticket | Quitar un renglón, bajar la cantidad de un renglón, quitar o bajar lo que trajo un pedido, seguir con una cantidad fuera de lo normal, vender más de lo que hay (con aviso, con supervisor o «como la empresa»), descuento a un renglón, descuento al total de la venta, poner la venta en espera, la consulta de precios por WhatsApp, ver la existencia de un producto |
| El cliente | Vender sin cliente (con «solo cuando la caja factura»), cambiar el cliente de la venta |
| El cobro | Cobrar a crédito, pasar el límite de crédito del cliente, quitar un pago ya cargado, dar el vuelto en otra moneda |
| Los pedidos | Anular un pedido de la cola |
| Las ventas hechas | Reimprimir una venta, devolver una venta, devolver pasado el plazo, devolver como cambio, dejar lo devuelto como saldo a favor, reintegrar en otra forma de pago, reintentar un envío rechazado |
| Apertura y cierre | Abrir sin contar fondo, abrir aunque esté abierta en otro equipo, imprimir el reporte X, reimprimir el último Z, ver lo esperado antes de cerrar (No es el cierre ciego), cerrar con una diferencia de arqueo (con su libre hasta y su máximo en una moneda), cerrar sin contar |
Una caja de pedidos solo ve lo suyo. Las cajas que ya existían tienen todo lo nuevo en Permitido, como hasta ahora; la plantilla Normal pide supervisor para quitar lo que trajo un pedido, reintegrar en otra forma de pago y abrir estando abierta en otro equipo.
El rol sigue mandando. Si a quien abre la caja le falta el permiso que la acción necesita (por ejemplo Dar descuentos en la caja o Devolver desde la caja), lo que dice Permitido pasa a Con supervisor: un supervisor lo autoriza con su PIN. Nunca queda más abierto que el rol.
Plantillas y copiar de otra caja
- Aplicar plantilla: elige Libre, Normal o Estricta y pulsa Aplicar plantilla. Ves cómo queda antes de guardar; cambia lo que haga falta y guarda. Arriba dice, por ejemplo, «Basada en Normal, con 3 cambios», y cada fila distinta de su plantilla lo marca.
- Copiar de otra caja: elige la caja y pulsa Copiar de otra caja. Se copian sus permisos, no sus supervisores ni su impresora.
- Las cajas nuevas nacen con la plantilla del ajuste Punto de venta: permisos de una caja nueva (en Ajustes › Punto de venta; por omisión, Normal).
Al guardar
Cada vez que guardas, los permisos suben de versión, la versión queda guardada entera y la Actividad de la caja dice qué cambió, quién y cuándo («Descuento al total de la venta: de No permitido a Con supervisor…»). Las cajas toman los permisos nuevos al recargar su catálogo (al recargar la página o cada pocos minutos). El ERP vuelve a decidir con los mismos permisos lo que llega de la caja: una venta con un descuento que la caja no deja va a Ventas rechazadas.
Las cajas que ya existían
Al llegar esta versión ninguna caja cambió lo que hace: sus permisos salen de lo que tenía configurado en las pestañas Venta y Arqueo (descuentos, devoluciones, anular pedidos, crédito, vender sin existencia, exigir cliente, fondo obligatorio, cierre ciego y diferencia de cierre). La pestaña dice «Sigue los ajustes que la caja tenía antes de esta pestaña» hasta que guardes. Lo único nuevo: lo que antes se negaba porque el rol no tenía el permiso (devolver sin Devolver desde la caja) ahora lo puede autorizar un supervisor con su PIN.
Las autorizaciones quedan anotadas
Cada vez que la caja pide el PIN de un supervisor queda una autorización: concedida (con la firma del supervisor sobre esa acción y ese valor), cancelada o con el PIN errado. Viajan con la venta, la sesión, el pedido, la anulación o la devolución, y el ERP las comprueba: una autorización vale para esa acción y ese valor (la de un 10 % no sirve para un 20 %, y la caja vuelve a pedir el PIN), y lo que pedía supervisor y llega sin su firma va a Ventas rechazadas, donde lo resuelve un supervisor.
- Punto de venta › Autorizaciones de caja: la lista, una por una, con la hora, la acción, el valor, quién atendía, quién autorizó y si la firma se comprobó.
- Punto de venta › Reportes › Autorizaciones de la caja: cuántas por supervisor, por acción, por quien atendía, por caja y por resultado. Lo ve el Supervisor de caja y el Administrador.
- La ficha de cada venta muestra sus autorizaciones, y el Z dice «Autorizaciones: 4 (2 descuentos, 1 anulación, 1 devolución)».
El ERP juzga una venta que sube tarde con los permisos con que la caja la hizo (los de la apertura de su sesión o unos posteriores): cambiar los permisos a media jornada no rechaza lo que la caja ya cobró con los de antes.
Si algo sale mal
- «En esta caja no se …». La acción está en No permitido: cámbiala en la pestaña Permisos o hazlo en el ERP.
- «La caja no tiene ningún supervisor en su lista». Agrega uno en Seguridad › Quién usa esta caja (rol Supervisor).
- Cambié un permiso y la caja sigue igual. Recarga la caja: lee sus permisos con el catálogo.
- No veo el botón Guardar. Te falta el permiso Configurar los permisos de las cajas.
- «… no trae su autorización firmada». La venta pedía un supervisor y llegó sin su firma (una caja sin recargar, o una autorización copiada de otra venta). Un supervisor la revisa en Ventas rechazadas y usa Reintentar con su usuario.
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