Para qué sirve: llevar el plan de cuentas, registrar asientos contables en bolívares y sacar el libro diario, el libro mayor y el balance de comprobación.
Antes de empezar
- Quien administra la empresa activa la aplicación en Ajustes › Aplicaciones › Contabilidad. Todo queda en Finanzas › Contabilidad.
- En Ajustes › Usuarios › Roles se suma al rol el perfil Contabilidad / Consulta, Contador o Administrador.
- Las facturas y notas de venta, las compras, los cobros, los pagos y las retenciones se asientan solos con Contabilizar y cerrar el mes (ver Contabilizar y cerrar el mes). La nómina, el costo de lo vendido y la caja resumida por día llegan en una fase siguiente: mientras tanto, el contador los carga a mano.
El plan de cuentas
- Entra a Adoptar, importar o exportar el plan.
- Adopta una sola vez la plantilla de Venezuela: va de 1 Activo a 7 Cuentas de orden, con máscara 9.9.99.999. Trae las cuentas de IVA, retenciones, IGTF, anticipos, diferencia en cambio, faltantes y sobrantes, y los diarios VEN, CAJ, COM, BAN, TES, INV, RET, NOM, VAR, APE, CIE y AJI.
- O importa el plan del contador desde una hoja .xlsx o CSV: una fila por cuenta, con código, nombre y, si se quiere, clase y naturaleza. Importar dos veces no duplica; una cuenta que ya existe solo cambia de nombre.
- Para sacar el plan, exporta en .xlsx.
Reglas del plan:
- El padre de una cuenta se lee de su código (el de 1.1.01.001 es 1.1.01) y tiene que ser una cuenta de grupo.
- Las cuentas de grupo no reciben apuntes.
- Una cuenta con apuntes no se borra: se archiva.
- Cambiar el padre, la clase, el tipo o la naturaleza de una cuenta pide el permiso Cambiar la estructura del plan de cuentas (perfil Administrador).
- La máscara y la fecha de bloqueo están en los Ajustes de contabilidad.
Ejercicios y períodos
- En Ejercicios, crea el ejercicio con su fecha de inicio (el día 1 de un mes). Por omisión dura doce meses y puede no coincidir con el año calendario.
- Nacen sus 12 períodos mensuales y el período de apertura (con código como 2026-00).
- En Períodos, aprieta Cerrar (permiso Cerrar períodos). No deja si hay asientos en borrador del mes, y verifica los saldos.
- Para abrir uno cerrado, aprieta Reabrir (permiso Reabrir períodos) y escribe un motivo: queda en el historial.
- Bloquear un ejercicio (perfil Administrador) es definitivo y pide que sus períodos estén cerrados.
Un período cerrado o bloqueado no admite asientos. La fecha de bloqueo tampoco deja publicar nada igual o anterior a ella.
Un asiento manual
- Ve a Asientos y aprieta Nuevo asiento.
- Elige el diario (por omisión Varios), la fecha y escribe el concepto.
- En la grilla agrega los apuntes: cuenta, debe o haber (en bolívares), el contacto si la cuenta lo exige (como Clientes) y una descripción.
- Mira el resumen de abajo: dice el debe, el haber y si cuadra.
- Aprieta Publicar (permiso Publicar asientos). Se verifica que cuadre al céntimo, que las cuentas sean de detalle y estén activas, que el período esté abierto y que cada cuenta que exige contacto lo tenga.
- Al publicar recibe su número (como VAR-2026-10-000123), sin huecos: un borrador que se abandona no gasta número. Desde ahí no se edita. También se guarda su equivalente en dólares con la tasa oficial del día, solo como información.
Para deshacer uno publicado, aprieta Revertir (permiso Revertir asientos) y escribe el motivo. Se publica otro asiento con los importes al revés, con fecha de hoy (o el primer día del primer período abierto), y los dos quedan vinculados. Un asiento ya revertido, o que es un reverso, no se revierte.
Cargar la apertura
- Ve a Cargar la apertura y elige el ejercicio.
- Sube una hoja con código de cuenta, debe, haber y, si la cuenta lo exige, el RIF o la cédula del contacto, más una descripción. Sirve el balance de comprobación del sistema anterior (una fila con debe y haber se asienta por la diferencia).
- Queda en borrador en el diario Apertura, con fecha del primer día del ejercicio. Revísalo y publícalo.
También se puede escribir a mano: un asiento nuevo de tipo Apertura.
Los libros
- Libro diario: los asientos publicados de un rango de fechas, de todos los diarios o de uno.
- Libro mayor: por cuenta, con saldo inicial, cada apunte con su contrapartida y el saldo corrido. Si indicas un contacto, es el mayor auxiliar de ese contacto.
- Balance de comprobación: saldo inicial, debe, haber, saldo deudor y acreedor, por nivel. Dice si cuadra.
Los tres están en Finanzas › Contabilidad. Si no hay un ejercicio que cubra las fechas, la página lo dice y ofrece ir a Ejercicios.
Cada uno se baja en .xlsx o se imprime o guarda en PDF. El saldo inicial es el del ejercicio, con la apertura.
Si algo sale mal
- «No cuadra». El mensaje dice por cuánto: ajusta los apuntes hasta que el debe y el haber sean iguales.
- «El período está cerrado». Cambia la fecha del asiento o pide reabrir el período.
- «La cuenta es de grupo». Elige una cuenta de detalle, de las que están debajo.
- «Exige el contacto». Elige el contacto en ese apunte.
- «No hay un ejercicio que cubra la fecha». Crea el ejercicio en Ejercicios.
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