Para qué sirve: que el contador no vuelva a cargar a mano lo que ya está en el sistema. Contabilizar asienta en bolívares, cada documento en su diario y con la cuenta que dicen las reglas.
Contabilizar
- Ve a Finanzas › Contabilidad › Contabilizar y cerrar el mes.
- Elige el Período y pulsa Contabilizar los documentos del período.
- Se asientan las facturas, notas de débito y de crédito de venta (diario VEN), las compras (COM), los cobros (BAN), los pagos a proveedores (TES) y los comprobantes de retención (RET). Una anulación se asienta como el reverso de su documento.
- Correrlo dos veces no duplica nada: lo ya asentado se salta.
Qué asiento hace cada documento
- Factura de venta: Debe Clientes por el total; Haber Ventas por la base e IVA débito fiscal por el impuesto. En bolívares, a la tasa con que se emitió.
- Compra: Debe Inventario por la base e IVA crédito fiscal; Haber Proveedores por el total.
- Cobro: Debe el banco o la caja (o Dinero en tránsito si no tiene cuenta de tesorería) a la tasa del día; Haber Clientes a la tasa de la factura; la diferencia, a Ganancia o Pérdida en cambio. El IGTF percibido, si la empresa es agente, a IGTF por enterar.
- Pago a proveedor: Debe Proveedores a la tasa de la compra; Haber el banco a la tasa del día; la diferencia, a ganancia o pérdida en cambio.
- Retención que nos hacen: Debe IVA (o ISLR) retenido por clientes; Haber Clientes.
- Retención que practicamos: Debe Proveedores; Haber Retenciones de IVA (o de ISLR) por enterar.
Si un asiento no cuadra por un céntimo de redondeo, el céntimo va a Diferencias por redondeo.
Las reglas de contabilización
En Reglas de contabilización cada papel (banco, clientes, ventas, IVA débito fiscal…) apunta a una cuenta. La plantilla las trae todas. Para usar otra cuenta en un caso particular, crea una regla con una clave más precisa: cuenta_tesoreria:3 (un banco), forma_pago:efectivo, familia:12 o concepto_islr:H01. La más precisa gana.
Por contabilizar
Lo que no se pudo asentar queda en Por contabilizar con el motivo, por ejemplo «falta la cuenta del rol banco_divisas». Corrige la regla (o abre el período) y vuelve a contabilizar: se resuelve solo.
Remedir las divisas al cierre
- En la misma página, elige el período y pulsa Remedir al cierre del período.
- Lo que se cobra, se paga, la caja y los bancos en divisas se llevan a la tasa oficial del último día del mes. La diferencia va a ganancia o pérdida en cambio.
- El asiento se revierte solo el primer día del mes siguiente. Si ese mes todavía no existe, el reverso espera en Por contabilizar.
- El inventario no se remide: queda a lo que costó. Para verlo en dólares, abre Inventario › Reportes › Valor en dólares (referencia); no asienta nada.
Se puede apagar en Ajustes de contabilidad › Remedir las divisas al cierre de mes.
Cerrar el período
Con todo asentado y remedido, cierra el mes en Períodos (ver Cerrar períodos y ejercicios).
Si algo sale mal
- Quedaron documentos por contabilizar. Abre Por contabilizar, lee el motivo, corrige la regla o el documento y vuelve a contabilizar.
- «No hay ningún período abierto». Crea el ejercicio o reabre el período.
- No veo la página. Falta el perfil Contabilidad / Contador.
- Un documento viejo no se contabilizó. Mira Contabilizar desde en los ajustes: lo anterior entra por la apertura.
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