Para qué sirve: que una persona pueda entrar al sistema con su propio usuario y contraseña, en la empresa y con el rol que le corresponde.
Pasos
- Ve a Ajustes › Usuarios y roles › Usuarios y pulsa Nuevo usuario. Es un solo formulario.
- Escribe el nombre, el usuario (con el que entrará) y el correo (sirve para recuperar la contraseña).
- Elige cómo recibe su contraseña: se la pones tú (al menos 8 caracteres, repetida; el ojo la muestra mientras la escribes) o le envías un enlace para que la ponga ella misma (solo si el correo saliente está configurado).
- Marca su rol o sus roles: puedes marcar varios y los permisos se suman (por ejemplo, Cajero y Almacén). Cada opción dice lo que da. Si todavía no se sabe, marca Sin rol por ahora: entrará, pero no verá nada hasta que se le asigne uno.
- Si es un empleado, elígelo en Empleado para vincularlos.
- Pulsa crear. El formulario le da acceso a esta empresa y le asigna los roles marcados, y el resumen dice cómo entra y qué queda por hacer. Avísale su usuario y que cambie su contraseña en Mi perfil.
La lista de usuarios muestra una columna Roles, y la de roles, cuántos usuarios tiene cada uno.
Los usuarios técnicos de los equipos de caja (se llaman equipo- y unas letras) no son personas: son el autor de lo que hace cada tablet autorizada como caja. No aparecen en la tabla de personas de Ajustes › Usuarios y roles —una nota dice cuántos hay— y no se pueden activar. Se administran desde Punto de venta › Equipos de caja (ver Autorizar una tablet como caja).
Quién crea usuarios
Crear usuarios y darles acceso a la empresa es de quien administra la instalación (el usuario de la plataforma, por ejemplo super): cada persona ocupa un usuario del plan. El administrador de la empresa no crea usuarios, pero sí arma los roles y se los asigna a las personas que ya existen (ver Roles y permisos, sección «Quién administra qué»).
Otras acciones sobre un usuario
- Cambiar la contraseña: para una persona que la olvidó.
- Desactivar / Reactivar: para quien deja de trabajar o vuelve. Desactivar no borra su historia. Cada una aparece solo cuando vale: Desactivar con el usuario activo, Reactivar con el inactivo.
- Cerrar sus sesiones: saca al usuario de todos los equipos donde esté conectado.
- Asignar un rol y Quitar un rol (se elige de la lista); al terminar vuelves a la pestaña donde estabas, por ejemplo Roles.
- Quitar un rol (se elige de la lista de los que tiene) y Quitar el acceso (en Accesos a esta empresa).
- Registro de accesos muestra quién entró y cuándo, con la hora en el huso de la empresa.
Duplicar un usuario
Para dar de alta a alguien que va a hacer lo mismo que otra persona (otra cajera, otro vendedor), no hace falta repetir rol por rol: abre la ficha de esa persona y pulsa Duplicar (solo lo ve quien puede crear usuarios).
- Se abre Nuevo usuario con los roles de la persona original ya marcados y una nota que dice qué se copia.
- Escribe el nombre, el usuario para entrar, el correo y la contraseña de la persona nueva; esos datos nunca se copian, como tampoco su empleado ni su PIN de caja.
- Al guardar, además de lo de siempre, la persona nueva recibe lo del original: el acceso y los roles de las otras empresas a las que él o ella entra, los permisos directos y las series de documentos que puede usar.
Todo se hace con tus permisos: no puedes dar un rol, un permiso ni una serie que tú no puedas dar. Si algo no se puede, el sistema lo dice con el permiso que falta y no crea nada: el usuario nunca queda a medias. Dos casos lo avisan sin impedirlo: las empresas del original en las que tú no operas no se copian, y los permisos directos solo los copia quien administra los permisos de la instalación. Si la instalación ya usa todos los usuarios de su plan, el alta se rechaza con el mensaje del plan, igual que un alta común.
Si algo sale mal
- «Esta instalación todavía no tiene ningún usuario». Falta el primer usuario administrador; lo crea quien instala el sistema.
- «No se da lo que no se tiene» al duplicar. El original tiene un rol (o un permiso) que tú no tienes en esa empresa: pídele a quien lo administra que lo dé, o elige otros roles.
- La persona entra pero no ve nada. Le falta un rol (mira la pestaña Roles de su ficha), o el rol no incluye permisos para esa pantalla.
- «No hay ningún « Rol » para elegir». Ya tiene todos los roles de la empresa, o la empresa todavía no tiene ninguno: créalo en Roles.
- «No hay ninguna empresa con el número …» al otorgar un permiso. El permiso se otorga en una empresa que existe: revisa el número de la empresa.
- La persona no puede entrar. Verifica que el usuario esté activo, tenga acceso a la empresa y escriba bien su usuario.
- Los cajeros se turnan en una tablet con un usuario genérico. Es válido: cada cajero se identifica en la caja con su PIN (ver El PIN de caja).
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