Para qué sirve: mover el inventario a mano cuando no hay una compra o una venta que lo haga: cargar el inventario inicial, descargar lo que se rompió o venció, contar y transferir entre depósitos.
Todo se hace con notas en Inventario › Operaciones. Desde la ficha de un producto, en la pestaña Existencias, los enlaces Cargar, Descargar y Contar abren la nota nueva del tipo que corresponde con ese producto ya puesto en el primer renglón, y el cursor queda en la cantidad. Una nota se arma como borrador y se registra: al registrar se escribe un movimiento por renglón, con el kardex actualizado. Una nota registrada no se edita.
Cargo (entra mercancía sin compra)
- Inventario › Operaciones › Cargos › Nuevo cargo.
- Confirma la fecha (hoy por omisión), el depósito (el principal por omisión) y escribe el motivo.
- En Agregar el renglón, elige el producto y la cantidad. El costo unitario por omisión es el costo que manda del producto. Con el lector, escanea en Agregar un producto: si el producto ya está en la nota, suma 1 a su renglón en vez de repetirlo. Cada renglón se guarda solo y Registrar espera a que termine, así que lo que se registra es lo que ves.
- Pulsa Guardar (Ctrl S) y luego Registrar (R), y confirma.
Si lo que llegó vino con la factura de un proveedor
Eso es una compra, no un cargo: regístrala en Compras › Nueva compra, que mueve el inventario, pone el costo y entra al libro de compras con su crédito fiscal. Un cargo no tiene proveedor, base ni IVA, así que no entra al libro.
Si el motivo del cargo parece una factura (dice «fact», «factura», «compra», «proveedor» o tiene un número largo), al pulsar Registrar la confirmación avisa: «Esto parece una compra: si « … » es una factura de proveedor, regístrala en Compras › Nueva compra…». Si tu empresa lleva Compras, «Compras › Nueva compra» es un enlace que abre la compra nueva. No lo prohíbe: si de verdad es un cargo (inventario inicial, una donación, un sobrante), confirma y se registra igual. El libro de compras del mes también avisa de esos cargos.
Descargo (sale mercancía sin venta)
Igual que el cargo, desde Descargos › Nuevo descargo. El motivo es obligatorio: elige la Clase de motivo (Daño, Vencido, Robo o pérdida, Consumo interno u Otro) y, si quieres, amplíala en el campo Motivo; con Otro hay que escribir el motivo. Una nota vieja, con su motivo escrito, sigue valiendo. Lo elegido queda en el kardex («Vencido: se pasó de fecha»). El «?» junto a cada campo se abre debajo del campo, sin taparlo. Para escribirlo, usa el campo Motivo de la cabecera, que lleva asterisco cuando el tipo es descargo o conteo (en un cargo o una transferencia no lo lleva). Al pulsar Registrar el sistema guarda antes lo que tengas escrito sin guardar (el motivo y los renglones), así que no hace falta pulsar Guardar primero. Sin el permiso de existencia negativa, no deja la existencia por debajo de cero; y si falla un renglón, no se registra ninguno.
Conteo físico
- Conteos físicos › Nuevo conteo físico. Preparar el conteo llena la nota con todos los productos del depósito (y de la familia, si eliges una).
- Hoja de conteo (carta) o Hoja de conteo (80 mm) imprime la planilla para el almacén.
- Escribe cuánto se contó en cada renglón. Por omisión el conteo es a ciegas: la cantidad nace vacía y lo que dice el sistema no se muestra hasta registrar, para que nadie corrija hacia lo que espera. Al entrar a la casilla se selecciona la cantidad, así que se escribe encima. Al escribir la cantidad contada, la columna Diferencia se calcula sola (lo contado menos lo que dice el sistema) cuando la hoja muestra En el sistema; con el conteo a ciegas esas dos columnas no se muestran. Un producto que eliges en un conteo nace con la cantidad vacía, nunca con 1. El resumen dice cuántos productos tienen más, cuántos menos y cuántos faltan por contar.
- Registrar: se ajusta cada diferencia con lo que hay en ese momento. Exige el permiso de ajustar y el motivo (en el campo Motivo de la cabecera; se guarda al registrar). Un producto contado igual no genera movimiento. Si quedan productos sin contar, no se registra y el aviso pregunta «Hay N productos sin contar: ¿registrar solo los contados, o contarlos como 0?». Tienes dos salidas, las dos con confirmación: Registrar solo los contados (lo que nadie contó queda como estaba, sin ajuste) o Contar lo que falta como cero y registrar (ajusta a cero la existencia de esos productos, solo si de verdad no hay ninguno). Un conteo prepara cada renglón con la cantidad vacía; los conteos preparados antes de la versión 0.21 conservan las cantidades que ya tenían.
- En el teléfono, cada producto del conteo es una tarjeta del ancho de la pantalla: el nombre, la cantidad contada con − y +, y, si el conteo no es a ciegas, lo que dice el sistema y la diferencia. El conteo no muestra costo ni moneda.
El conteo a ciegas se apaga en Inventario › Ajustes › Conteo a ciegas; apagado, cada renglón nace con la cantidad del sistema, como antes.
Imprimir la nota
Toda nota (cargo, descargo, conteo o transferencia) tiene su botón Imprimir en la ficha: sale en carta con el depósito, el motivo, los renglones y las firmas. El costo de los renglones sale solo si puedes leer costos. No es la hoja de conteo de arriba: esa se imprime en blanco para contar; esta es el comprobante. Ver Imprimir un comprobante.
Transferencia entre depósitos
Transferencias › Nueva transferencia: elige el depósito de donde sale, el Depósito de destino (este campo y la familia a contar solo aparecen en el tipo de nota que los usa), los productos y Registrar: sale de uno y entra en el otro al mismo costo. El destino no puede ser el mismo depósito de origen: el sistema lo rechaza al guardar con «El depósito de destino es el mismo que el de origen».
Corregir una nota registrada
No se edita ni se borra. Si tienes permiso de anular notas, usa Anular con motivo; si no, registra otra nota en sentido contrario.
Si algo sale mal
- «Registrada: este registro ya no se edita». Es lo esperado: corrige con otra nota.
- «Un descargo exige motivo». Escríbelo en el campo Motivo de la cabecera de la nota y vuelve a pulsar Registrar.
- Rechaza el descargo por existencia negativa. No hay suficiente; revisa la existencia o pide a un supervisor.
- «Hay N productos sin contar». Cuéntalos, o elige Registrar solo los contados o Contar lo que falta como cero y registrar.
- No me deja registrar un conteo (403). Falta el permiso de ajustar existencias (perfil «Inventario / Supervisor»).
- El cargo lleva un costo que no es el mío. Edita el costo unitario del renglón antes de registrar. Si tu rol no tiene «Productos / Leer costos», no ves ese campo (desde la 0.33.0): el renglón entra al costo que manda del producto y quien sí lo ve puede corregirlo antes de registrar.
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