Para qué sirve: tener en un solo lugar las series con que la empresa numera sus documentos (para qué se usa cada una y quién la puede usar), y que cada persona y cada caja nazcan con la suya.
Cómo funciona
- Cada serie tiene un código de 1 a 4 letras mayúsculas o dígitos («A», «F1», «C1»), una descripción, para qué documentos sirve (facturas, notas de crédito, notas de débito, presupuestos y pedidos, notas de entrega), su método y, si hace falta, la sucursal o depósito.
- El método dice quién numera: Con número de control (oficina) es la serie que se usa en el ERP; Caja del punto de venta y Máquina fiscal las numera ese equipo y no aparecen en el ERP.
- Cada serie lleva su propio correlativo por tipo de documento: la factura A-15 y la nota de crédito A-3 conviven.
- El número de control no es de la serie: es uno solo para toda la empresa (ver El número de control de las facturas).
Pasos
- Abre Ajustes › Facturación › Series de documentos (también en Ventas › Documentos › Series de documentos).
- Para crear una serie, pulsa Nuevo, escribe el código y la descripción, elige el método y marca para qué documentos sirve. Guarda.
- Para darle a una persona sus series, abre su ficha en Ajustes › Usuarios y roles, pestaña Series: elige la serie, marca Que sea su predeterminada si corresponde y pulsa Dar esta serie.
- Para la serie de una caja, abre la caja en Ajustes › Punto de venta › Cajas, pestaña Documentos, y elige una serie de método Caja del punto de venta que ninguna otra caja use.
Con qué serie nace un documento
- En la caja, siempre la serie de la caja.
- En el ERP, la predeterminada de quien lo crea si sirve para ese documento (si no, la primera suya que sirva); si la persona no tiene series asignadas, la de Ajustes › Facturación («Serie de las facturas», «… de las notas», «… de la preventa»).
- Una nota de crédito o de débito va siempre en la serie de la factura que corrige, con su propio correlativo.
- La lista de la ficha solo ofrece las series activas que la persona puede usar y que sirven para ese documento.
Una persona sin series asignadas puede usar todas las de la empresa: así nadie queda trabado el día que se empieza a usar el catálogo.
La serie de una caja de pedidos
Una caja de pedidos usa una serie de método Caja de pedidos (no fiscal): un pedido no es un documento fiscal, así que esa serie no admite facturas ni notas, no se ofrece al facturar, no aparece en los libros ni en los reportes de ventas y no se asigna a personas. El pedido se factura cuando lo cobra la caja de cobro, en la serie de esa caja. Si una serie de una caja de pedidos quedó como «Caja del punto de venta», nyxerp migrar la corrige sola cuando no tiene documentos; si los tiene, lo avisa y no la toca.
Ver los documentos de otras series
Quien tiene series asignadas ve en los libros, los reportes, las cuentas por cobrar y la relación de retenciones que nos hacen solo las suyas. Para que alguien vea todas (el contador, por ejemplo), dale el permiso Ver los documentos de todas las series en su rol; las plantillas «Contador» y «Gerente» ya lo traen.
Si algo sale mal
- «La serie C1 es de « Caja del punto de venta »: … no se usa en el ERP». Es la serie de una caja; en el ERP elige otra de la lista.
- «No tienes asignada la serie A». Esa persona tiene series asignadas y la A no es una de ellas. Las asigna quien administra los usuarios.
- «La serie P no es para facturas». Marca Facturas en la ficha de la serie, o usa otra.
- «La serie A ya la usan … : su código no se cambia». Los documentos guardan el código. Crea otra serie y archiva la vieja.
- «Una caja usa una serie de método caja». Crea antes la serie de la caja en el catálogo con el método Caja del punto de venta.
- Una serie que ya no se usa no se borra: se archiva, y deja de ofrecerse.
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