Para qué sirve: saber qué clientes deben y cuáles facturas están por cobrar (no cobradas todavía), cobrarles una o varias facturas de una vez y registrar los comprobantes de retención que ellos entregan.
Consultar lo que se debe
- Finanzas › Cuentas por cobrar: aquí se ven las facturas no cobradas: lo abierto por cliente, con estado pendiente, parcial o pagada y su vencimiento.
- Finanzas › Estado de cuenta: movimientos de un cliente.
- Ventas › Cobranza › Facturas vencidas: lo vencido, con el recordatorio de cobro para el cliente.
El vencimiento sale de la condición de pago del cliente (en su ficha) o, si tiene Crédito con otro plazo, de sus días de crédito.
Facturas no cobradas
Las facturas que no se han cobrado (facturas por cobrar, pendientes de cobro) se ven en Finanzas › Cuentas por cobrar: cada cliente con lo que debe, y su vencimiento. Para cobrarlas, usa el botón Cobrar de ese cliente.
Por serie
Cuentas por cobrar, Estado de cuenta y sus hojas de cálculo tienen casillas de Series (sin ninguna marcada son todas) y Sucursal. Cada factura cuenta en la serie con que se emitió, y sus cobros, retenciones y notas de crédito la siguen. Si no se muestran todas las series, la pantalla dice «Reporte parcial: series …», la hoja trae al final una fila que lo dice y el archivo se llama «…-parcial-…»: no es el total de lo que deben los clientes. El saldo a favor de un cliente no es de ninguna serie y solo se ve con todas. Quien tiene series asignadas ve aquí solo los documentos de las suyas, aunque pida otras; quien administra, el contador y el gerente ven todas (permiso «Ver los documentos de todas las series»). Lo que la empresa debe a sus proveedores no tiene series.
Cobrar a un cliente
- Ve a Ventas › Cobranza › Cobrar a un cliente. Desde Finanzas › Cuentas por cobrar también se llega: cada cliente trae su Cobrar.
- Elige el cliente. Se listan sus facturas abiertas, de la que vence primero a la última.
- Marca las facturas y escribe el monto (vacío = todo lo marcado), o un monto por factura.
- Elige la cuenta o caja donde entra el dinero, el medio y la moneda (Bs o $). La tasa vacía usa la oficial del día. Escribir otra (la tasa acordada con el cliente) pide el permiso «Cobrar o pagar con tasa acordada», que traen los roles de tesorería y de contabilidad, no la caja ni el cobrador. Escribir la misma oficial no pide nada.
- Si el cliente es agente de retención, registra en el mismo acto su comprobante (IVA o ISLR: número, fecha, monto, porcentaje, factura): se descuenta del saldo de la factura. Puedes registrar solo el comprobante, sin dinero.
- Guarda. Se crea un recibo que agrupa el cobro.
Si el cobro es en divisas y la empresa es agente de percepción, se calcula el IGTF (ver El IGTF).
Anticipos y saldo a favor
Finanzas › Anticipos sin factura registra dinero recibido antes de facturar. Lo que sobra de un cobro, una devolución elegida como «Saldo a favor del cliente» o lo cobrado de más en una factura (por ejemplo, desde la caja) queda a favor y se aplica después con el medio Saldo a favor. «Cobrar a un cliente» y el Estado de cuenta muestran el mismo saldo a favor.
Si dos personas cobran a la vez al mismo cliente, el sistema registra un cobro detrás del otro: el segundo ve lo que dejó el primero, y si la factura ya está pagada lo rechaza.
Si algo sale mal
- Un cobro registrado con error. No se edita: anula el recibo (permiso de anular recibos) con motivo y regístralo de nuevo. Las retenciones se anulan aparte.
- «No se puede anular: deja … de saldo a favor … y de ese saldo ya se aplicaron …». Ese saldo a favor ya pagó otra factura (el aviso dice cuál y cuándo). Anula primero el recibo que lo aplicó y después el que lo dejó.
- «La tasa … no es la oficial … exige el permiso cuentas.tasa_acordada». Deja la tasa vacía para usar la oficial, o pide que te otorguen el permiso.
- La factura sigue como pendiente tras cobrar. Un cobro parcial deja el estado en «parcial». Revisa el saldo en Estado de cuenta.
- Diferencia por el cambio de la tasa. Finanzas › Diferencia en cambio la muestra como informativa.
- «Con esta venta, … pasa su límite de crédito … No se emite». Desde la 0.32.0 el límite bloquea la venta a crédito que lo pasa. Lo autoriza quien tenga el permiso «Vender a crédito por encima del límite», o se cobra antes. Ver El límite de crédito de un cliente.
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