Para qué sirve: cuando un cliente es agente de retención, descuenta una parte de la factura y entrega un comprobante. Registrarlo baja el saldo de la factura, lo lleva al libro de ventas y a la contabilidad.
Hay dos formas, según cuándo llega el papel. Las dos hacen lo mismo.
Si el comprobante llega con el pago
- Ve a Ventas › Cobranza › Cobrar a un cliente y elige el cliente.
- En Comprobantes de retención del cliente llena Número, Fecha, Monto en bolívares, Porcentaje y la Factura. En ISLR, el Concepto.
- Pulsa Registrar el cobro. La retención cuenta como un medio de pago más. Puedes registrar solo el comprobante, sin dinero.
Si el comprobante llega días después
- Ve a Ventas › Cobranza › Nueva retención que nos hacen.
- Elige el Cliente y pulsa Seguir.
- Llena Tipo (IVA o ISLR), Número del comprobante, Fecha y, si el papel declara otro mes, el Período (AAAAMM, como 202610).
- En IVA elige 75 % o 100 %. En ISLR escribe el porcentaje y el concepto del papel.
- Escribe la Base imponible y el Monto retenido en bolívares.
- Marca la factura o las facturas que cubre el comprobante y pulsa Registrar la retención.
Si cubre varias facturas, el monto se reparte en proporción al IVA de cada una (a la base, en ISLR), y a ninguna le toca más que su IVA.
Número repetido
- Sobre la misma factura, el sistema no deja registrar el mismo número dos veces.
- Sobre otra factura, avisa dónde está ya. Si es el mismo comprobante, marca Es el mismo comprobante sobre otra factura y guarda otra vez.
- Al cobrar no hay dónde confirmarlo: el cobro avisa y pide registrarlo en Nueva retención que nos hacen.
Consultar
Ventas › Cobranza › Retenciones que nos hacen lista número, fecha, tipo, cliente, factura, importe y estado (Vigente o Anulada).
Declarar
Finanzas › Tesorería › Retenciones para declarar: elige el período (AAAAMM) y baja Relación de las que nos retuvieron (CSV o Excel (.xlsx)).
Esa relación tiene las casillas de Series y Sucursal: cada comprobante cuenta en la serie de la factura que retiene. Con una elección, la pantalla dice «Reporte parcial», la fila final del archivo dice «Relación parcial: no sirve para declarar» y el archivo se llama «…-parcial-…». Los archivos que se suben al portal (TXT de IVA y XML de ISLR) son de lo que la empresa retuvo a sus proveedores, que no tiene series: salen siempre completos, y ninguna elección de series los cambia. Quien tiene series asignadas ve en la relación solo los comprobantes de las suyas.
En la contabilidad
Al contabilizar el mes, cada comprobante asienta Debe IVA retenido por clientes (o ISLR) y Haber Clientes. Ver Contabilizar y cerrar el mes.
Anular
Abre la retención, Anular, motivo. Se anula antes de anular la factura.
Si algo sale mal
- «Una retención de IVA es del 75 % o del 100 %». Revisa el porcentaje del papel.
- «A la factura le tocan … y su IVA es …». El monto es mayor que el IVA de las facturas marcadas: marca las que faltan o revisa el monto.
- No aparece la factura. Solo salen las facturas y notas de débito emitidas de ese cliente.
- No se puede anular la factura. Tiene un comprobante vigente: anúlalo primero.
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