Para qué sirve: seguir vendiendo cuando se cae internet o la luz del router, y saber qué hacer cuando el ERP no acepta una venta que se subió tarde.
Sin conexión
La cabecera de la caja siempre dice el estado: En línea, Sin conexión o Sesión del ERP vencida, con «N ventas por subir» si hay ventas guardadas en el equipo.
Sin conexión, la caja sigue vendiendo, cobrando e imprimiendo: las ventas se guardan en el equipo y se suben solas al volver la red. La venta y el contador que la numera se guardan juntos, de una sola vez: si la tablet se apaga justo al cobrar, la venta siguiente no repite el número. Lo que no se puede hacer sin conexión:
- reimprimir una venta y devolver (ver Reimprimir y Devolver);
- buscar ventas hechas;
- anular un pedido;
- ver la existencia de un producto («existencia no disponible»);
- que los pedidos de una caja de pedidos lleguen a la caja de cobro (necesitan red).
El PIN sin conexión
En una caja abierta con tu usuario del ERP, el PIN de cada persona se comprueba en el ERP: así nadie puede firmar por un supervisor sin saber su PIN. Sin conexión la caja dice «Sin conexión con el ERP: el PIN de esta caja se comprueba allí» y no lo cuenta como intento. Quien ya estaba identificado sigue vendiendo; las autorizaciones de supervisor (devolver, descontar, anular) esperan a que vuelva la red. Si la tienda trabaja seguido sin red, conviene operar la caja como equipo autorizado (Ajustes › Equipos autorizados): ahí el PIN se comprueba en la propia caja.
Si la sesión del ERP venció
La caja avisa «La sesión del ERP venció». Sigue vendiendo y guarda todo en el equipo. Para subir las ventas, entra de nuevo al ERP en esta misma pantalla (ver Entrar al sistema).
Si a quien entró le falta un permiso
Si la cabecera dice Falta un permiso, el ERP no acepta lo que sube la caja porque al usuario con que se entró le falta un permiso; el aviso dice cuál (por ejemplo, «tomar pedidos (pos.pedir)» en una caja de pedidos, o «dar descuentos en la caja»). No es la sesión vencida: entrar de nuevo con el mismo usuario no lo arregla. Todo queda guardado en el equipo y se vuelve a subir solo; pide a quien administra que le dé el permiso a ese usuario.
Si el usuario de la caja se abrió en otro equipo
Cada tablet de caja tiene su propio usuario, y un usuario tiene una sola sesión a la vez. Si alguien entra con el usuario de la tablet en otro equipo y pulsa Usar aquí, la caja dice Sesión abierta en otro equipo: sigue vendiendo y guarda todo, nada se pierde. Para subir las ventas, entra de nuevo al ERP en esta misma pantalla con el usuario de la caja. Si no fue alguien de la tienda, avisa a quien administra (ver Una sesión a la vez).
Si la caja se cerró desde otro equipo o pestaña
Una caja puede cerrarse desde otro equipo, o desde otra pestaña del mismo navegador. Cuando la caja vuelve a tener conexión, o se recarga la página (también cuando entra otro usuario), le pregunta al ERP si su sesión sigue abierta. Si el ERP dice que ya se cerró, la caja se pone al día sola: queda cerrada y avisa una vez «Esta caja se cerró desde otro equipo o pestaña (sesión N); abre una nueva para seguir». Abre la caja como siempre (ver Abrir la caja); en una caja de una persona por sesión, cualquiera de la lista se identifica con su PIN.
Si en el equipo hay ventas por subir, la caja no cambia nada hasta que suben: el ERP las acepta en la sesión cerrada y rehace su arqueo. Tampoco cambia con un ticket a medio cobrar.
No abras la caja en dos pestañas
Dos pestañas de la misma caja en el mismo navegador comparten lo que la caja guarda en el equipo: la que no se enteró de un cierre podía guardar su estado encima del de la otra, y la caja volvía a decir «sesión abierta por …» de alguien que ya cerró. Por eso la caja funciona en una sola pestaña: la segunda dice «La caja ya está abierta en otra pestaña de este equipo» y no vende, no guarda nada ni sube ventas. Usa la pestaña que ya estaba abierta; si la cierras, la otra se activa sola.
Ventas rechazadas
A veces el ERP recibe una venta tarde y no la acepta (por ejemplo, un producto sin existencia en una caja que bloquea, o un dato inválido). Esa venta no se pierde:
- Cada venta rechazada queda guardada en el equipo y, con conexión, se avisa al ERP.
- La cabecera muestra 1 rechazada o N rechazadas. Al tocarla se abre Ventas rechazadas (Venta, Pedido o Sesión, con su motivo y la hora de la empresa).
- Reintentar vuelve a subirla: si el problema ya se corrigió, entra. Avisado lo quita de la cuenta cuando alguien ya se ocupó.
- Entendido quita el aviso de la pantalla de venta, pero la cabecera sigue contando lo pendiente.
- Desde el ERP, quien tiene el permiso ve Punto de venta › Ventas rechazadas y usa Reintentar, Corregir el pago y reintentar o Marcar resuelto, anotando el motivo.
En el ERP no se pasa por alto
Una venta rechazada es una venta cobrada que no entró al ERP. Mientras siga pendiente:
- la cabecera muestra Ventas rechazadas · N en rojo, en toda pantalla, a quien tiene el permiso de resolverlas;
- el Inicio la pone primero, arriba de las aplicaciones;
- quien sigue la caja y quien tiene el permiso reciben un aviso el mismo día y otro cada mañana con los días que lleva pendiente («Sigue pendiente desde hace 3 días»);
- la ficha dice Qué pasó en palabras, sin códigos, y Pendiente desde con la fecha.
Dos motivos que lee un supervisor (desde la 0.85.0):
- «No cuadra con el total del documento». El ERP calculó para la factura o la nota otro total que el que cobró la caja (el motivo trae los dos, en la moneda de la venta). La venta no entró: ni se emitió el documento ni se registró el cobro, para no anotar la diferencia como vuelto o como falta. Compara el ticket con el precio y el impuesto del producto en el ERP; si el ERP tenía un dato mal, corrígelo y usa Reintentar; si no, regístrala a mano por lo que se cobró y márcala resuelta. Avisa al soporte: no debería pasar.
- «Autorización sin firma; la resuelve un supervisor». La venta necesitaba a un supervisor (un descuento o pasar el límite de crédito) y su PIN llegó sin la firma que lo prueba, por ejemplo una venta que estaba en la cola de la caja antes de actualizarla. Un supervisor confirma que lo autorizó y usa Reintentar con su usuario.
Si el ERP dice que la venta ya entró (un envío repetido), la ficha muestra la venta que ya está en Ventas de caja. Si es la misma, se marca resuelta; si el número lo tiene otra venta, revisa la numeración de la caja antes de resolver.
Huecos en el correlativo
Una caja que factura numera sus facturas seguidas (C1-000006, C1-000007, C1-000008). Si una falta porque su venta fue rechazada, las listas de Ventas de caja y de Facturas, la página de Ventas rechazadas y el reporte de cierre lo avisan: «Falta la C1-000007 en la serie de Caja 1: está en Ventas rechazadas», con el enlace a esa venta. Un número que falta sin venta rechazada que lo explique también se avisa: revisa la caja que lo numeró.
Corregir el pago y reintentar
Sirve cuando el ERP rechazó la venta porque los pagos no cuadran: por ejemplo, «Tarjeta de débito no da vuelto y el pago supera lo que falta», o «faltan … por cobrar: la tasa cambió desde que la caja bajó su catálogo» (ver «Si la tasa cambió después de abrir la caja» en Cobrar). La factura ya se imprimió, así que tiene que entrar con su mismo número: no la marques resuelta.
- Abre la venta rechazada y pulsa Corregir el pago y reintentar.
- Elige el pago que se corrige y qué pasó de verdad, según el comprobante:
- El pago fue por lo justo: el ERP lo ajusta al monto exacto que faltaba (la cajera tecleó de más).
- Se cobró de más y la diferencia se devolvió como vuelto desde una forma que da vuelto, como el efectivo en bolívares: el pago queda como se cobró y el vuelto sale de esa gaveta.
- Pulsa Ver cómo queda: la página muestra los pagos corregidos y qué pasa con el cierre, sin cambiar nada todavía.
- Escribe la nota (obligatoria: por qué y con qué comprobante) y pulsa Corregir y reintentar.
Si la venta ya tenía su factura emitida (quedó a medio subir) y el precio cambió después, el ERP la cobra contra esa factura, no contra la lista de hoy: el monto exacto que propone «El pago fue por lo justo» es el de la factura. Y si lo que cobró la caja no coincide con esa factura, la venta no entra, ni cuando la vuelve a subir la propia caja ni con Reintentar desde el ERP: queda en Envíos rechazados con el aviso «… no coincide con su factura ya emitida: la caja cobró … y la factura dice …», porque con los mismos pagos se anotaría como vuelto una diferencia que quizá nadie entregó. Revisa con quien cobró qué recibió y qué devolvió, y usa Corregir el pago y reintentar.
La venta entra con su número y queda resuelta. Solo cambian los pagos: los productos, el total y el cliente son los que imprimió la caja, y lo que mandó la caja queda guardado tal cual, junto con quién corrigió, cuándo y qué cambió. Si la sesión de esa caja ya se cerró, la venta entra en esa sesión y su arqueo se rehace: lo contado no cambia y la diferencia se recalcula (con el vuelto en efectivo, el faltante de la gaveta desaparece). El reporte de cierre del ERP ya la cuenta; el que imprimió la caja esa noche, no. Hace falta el permiso pos.resolver_rechazos.
Reintentar con los precios que cobró la caja
Sirve cuando la caja cobró un producto al precio de ese momento y el precio de la lista cambió antes de que la venta entrara (por ejemplo, porque llegó el costo de una compra), y por eso el pago ya no cuadra: con un pago móvil o un Biopago, que no dan vuelto, el ERP la rechaza. Reintentar recalcula con la lista de hoy y vuelve a fallar.
- Abre la venta rechazada y pulsa Reintentar con los precios que cobró la caja.
- Escribe el motivo (obligatorio: por qué valen los precios que cobró la caja) y confirma.
La venta entra con su número de caja, su fecha y la tasa del día de la venta, con los precios que mandó la caja; los impuestos, los pagos y la existencia se revisan como siempre. El rechazo queda resuelto con una nota que dice quién lo hizo, cuándo, el motivo y, renglón por renglón, la diferencia contra la lista de hoy («la caja 0.90 USD, la lista de hoy 2.04 USD»); la nota queda también en su Actividad. Solo se puede si la venta todavía no tiene su factura emitida: si ya la tiene, se cobra contra esa factura y se usa Reintentar o Corregir el pago y reintentar. Hace falta el permiso pos.reintentar_con_precios_de_caja, que trae el perfil de supervisor de caja (no el de cajero).
Si algo sale mal
- «Este navegador no deja guardar datos». Ventana privada: abre la caja en una ventana normal. En una ventana privada, lo no subido se pierde al cerrar la página.
- «N ventas por subir» no baja. Revisa la conexión y que la sesión del ERP siga abierta. Si sigue igual, pide ayuda a quien administra: anota la cifra y la hora.
- Aparece «Detalles para soporte». Es un código para que soporte encuentre el error en el registro; anótalo o toma una foto.
- La caja dice «sesión abierta por» alguien que ya cerró. Recarga la página con conexión: si en el equipo no hay ventas por subir, se pone al día sola. Revisa que no haya otra pestaña de la caja abierta.
- Cerraste la caja con ventas por subir. Quedan en el equipo y suben cuando haya conexión; el ERP las anota en el turno que corresponde.
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