Para qué sirve: cotizarle a un cliente, confirmar su compra, entregarla (de una vez o en partes) y facturarla reutilizando los mismos renglones.
Qué es cada documento
| Documento | Para qué | Mueve inventario | Entra al libro de ventas |
|---|---|---|---|
| Presupuesto | Dar un precio sin compromiso | No | No |
| Pedido | El cliente confirmó | No | No |
| Nota de entrega | Se entregó la mercancía | Sí | No |
| Factura | Documento fiscal | Sí, salvo que la haya descontado la nota de entrega o que se entregue después | Sí |
Los tres primeros se crean en Ventas › Preventa; no piden tasa del día ni número de control.
Qué botón sigue en cada paso
En la ficha de un documento emitido aparece un botón por cada paso posible, y el que sigue va destacado:
| Estás en | Botón destacado | También puedes |
|---|---|---|
| Presupuesto | Convertir en pedido | Convertir en factura |
| Pedido | Crear nota de entrega | Convertir en factura |
| Nota de entrega | Convertir en factura | Despachar o Marcar entregada (ver Entregas y despachos) |
| Factura marcada «Se entrega después» | Crear nota de entrega | Crear nota de crédito |
Pasos
- En Ventas › Preventa › Presupuestos, pulsa Nuevo presupuesto, elige el cliente y agrega los renglones.
- Revisa Vence: se propone según Ajustes › Facturación › Validez del presupuesto (días) (15 si no se cambia).
- Pulsa Emitir. Solo un documento emitido se puede continuar.
- En la ficha, pulsa el botón del paso que sigue.
- Se abre un documento nuevo en borrador con el mismo cliente, moneda, lista de precios y renglones. Ajusta lo que haga falta (una cantidad, un renglón).
- Pulsa Emitir. La factura pide la tasa del día y el número de control como siempre (Emitir una factura).
Cosas que conviene saber
- Un documento se continúa una sola vez en la cadena (presupuesto a pedido, pedido a factura, nota de entrega a factura). Si el documento nuevo se anula, el anterior vuelve a poder continuar. Las notas de entrega de un pedido son la excepción: un pedido admite varias.
- La ficha dice en Convertido en qué documentos salieron de él.
- Si conviertes otra vez mientras el documento nuevo sigue en borrador, el sistema te muestra cuál existe y pide Confirmar.
- Un pedido que pasa el límite de crédito del cliente necesita autorización al emitirlo (El límite de crédito). El presupuesto solo avisa.
- Si facturas un pedido que ya tiene entregas, la factura descuenta del inventario solo lo que falta por entregar; lo que las notas ya sacaron no se descuenta dos veces.
- Un pedido que ya tiene una entrega facturada aparte no se factura entero: factura el resto desde sus notas de entrega.
Si algo sale mal
- No veo el botón que busco. El documento sigue en borrador o ya se continuó. En un pedido ya facturado la entrega se sigue en la factura.
- El presupuesto venció. Se puede convertir igual; cambia los precios si ya no valen.
- No puedo anular el pedido. Tiene notas de entrega vivas. Anula primero esas, que devuelven la mercancía.
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