Para qué sirve: entregar lo vendido en una o varias veces, saber qué falta por llevarle a cada cliente y dejar constancia de quién recibió.
Entregar un pedido
- Abre el pedido emitido y pulsa Crear nota de entrega. Nace una nota en borrador con lo que falta entregar de cada renglón.
- Si hoy no sale todo, baja la cantidad del renglón (Corregir el renglón) o quítalo. No puedes subirla por encima de lo que falta.
- Pulsa Emitir. La nota descuenta el inventario y queda Preparada.
- Para entregar el resto, vuelve al pedido y pulsa Crear nota de entrega otra vez: la nueva trae solo lo que falta.
El pedido muestra en la pestaña Entregas cada renglón con lo pedido, lo entregado y lo que falta, y su estado: Por entregar, Entregado en parte o Entregado.
Facturar hoy y entregar después
- En la factura en borrador, en Cuándo se entrega, elige Se entrega después.
- Emite la factura. Es una factura como cualquier otra para los libros y para el cobro, pero no descuenta el inventario.
- Cuando salga la mercancía, en la factura emitida pulsa Crear nota de entrega. Cada nota descuenta lo que lleva, y la factura nunca descuenta dos veces.
Una factura normal sigue igual: descuenta al emitirse y no admite notas de entrega aparte. Una factura de caja tampoco se entrega después, ni una que adopta una nota de entrega (esa mercancía ya salió).
Seguir el despacho de cada nota
En la nota emitida, la sección Despacho de la pestaña Entregas y los botones dicen en qué va:
- Preparada: la nota se emitió. Pulsa Despachar cuando la mercancía sale (día y una nota: transportista, guía).
- Despachada: salió. Pulsa Marcar entregada cuando el cliente la recibe: escribe el día y quién recibió (es obligatorio, porque es lo que prueba la entrega).
- Entregada: queda con el día, quién recibió y la nota.
Despachar y marcar entregada exigen un permiso propio, Despachar y entregar una nota de entrega: los roles de fábrica Almacén y Gerente lo traen, y el perfil Facturación / Despacho sirve para armar uno a medida. Quien solo puede actualizar documentos ya no despacha.
El estado solo avanza, y el despacho no mueve el inventario: eso lo hizo la nota al emitirse. Se puede pasar de Preparada a Entregada directamente si el cliente retira en el mostrador.
Qué falta por entregar
- Ventas › Preventa › Por entregar lista los pedidos y las facturas que se entregan después con algo pendiente: cliente, documento, estado, lo que falta, la fecha prometida (en rojo si ya pasó) y quién retira o adónde se despacha. Los ordena por fecha prometida.
- La fecha prometida y Quién retira o adónde se despacha se escriben en el presupuesto, el pedido o la factura, en la pestaña Datos. Al pasar de presupuesto a pedido se copian (junto con la dirección de entrega), así lo que se prometió al cotizar es lo que se sigue.
- Cuando pasa la fecha prometida y todavía queda algo por entregar, quien sigue el documento recibe un aviso en la campana (quien lo creó lo sigue). Llega por la mañana, una vez al día mientras siga vencida.
- La ficha del cliente tiene la pestaña Entregas, con lo que tiene por recibir y sus últimas notas con su despacho.
El impreso de la nota de entrega
Imprime los renglones entregados (sin precios), de qué pedido o factura es la entrega y lo que todavía falta entregar, y deja el espacio Recibí conforme: nombre, cédula, firma y fecha.
Cosas que conviene saber
- Una nota de entrega no es un documento fiscal: no entra en los libros y no lleva número de control.
- No se entrega más de lo pedido o facturado: al emitir, el sistema compara cada renglón con lo que falta.
- Un pedido o una factura con notas de entrega vivas no se anula: anula primero las notas, que devuelven la mercancía.
- Un pedido que se factura deja de aparecer en Por entregar: lo que falta lo descuenta esa factura, y la entrega ya no se sigue aparte.
Si algo sale mal
- No me deja crear la nota. El pedido ya se entregó todo, ya se facturó, o la factura no está marcada «Se entrega después».
- Emitir dice que no se entrega más de lo que falta. Baja la cantidad del renglón: otra nota ya llevó parte.
- Marcar entregada pide quién recibió. Escribe el nombre de quien firmó.
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