Para qué sirve: que las comisiones, los impuestos y los intereses que el banco carga se registren solos al importar el estado de cuenta, en vez de teclearlos uno por uno, y leer los archivos MT940 y QIF.
Antes de empezar
- Importa el estado de cuenta como siempre (Importar el estado de cuenta del banco).
- El país trae tres reglas de ejemplo, desactivadas: comisión de pago móvil, comisión de transferencia e IGTF sobre débitos. Los textos de ejemplo son inventados: cada banco escribe los suyos, y se ajustan con el primer estado de cuenta real.
Crear y probar una regla
- Ve a Finanzas › Bancos y tesorería › Reglas de conciliación y crea una (o abre un ejemplo del país).
- En la pestaña Cuándo pon al menos una condición: un texto que la descripción contiene o con que empieza, los códigos del banco o un rango de importes. Opcionalmente limita la regla a una cuenta o a un banco, y al sentido (créditos o débitos).
- En Qué hace elige una de tres acciones: crear el movimiento que falta y conciliarlo (escribe una comisión, un impuesto, intereses, un gasto, un depósito o un retiro con el importe y la fecha del renglón del banco), marcar el renglón como informativo (para un traspaso interno que el banco muestra dos veces: queda a la vista y cuenta en el saldo del banco igual) o sugerir la pareja (no escribe nada; busca la pareja con más días de margen).
- Guarda. Una regla nueva nace inactiva. Pulsa Probar para ver a qué renglones pendientes de los últimos 90 días aplicaría y qué haría con cada uno.
- Cuando muestre lo que esperas, marca Activa.
Si dos reglas alcanzan el mismo renglón, gana la de prioridad con el número menor. Poner un tope en Importe hasta evita que una regla de comisiones se coma un pago grande por error.
Qué pasa al importar
- Las reglas activas corren solas sobre los renglones nuevos. En la conciliación se lee cuántos resolvieron.
- Los movimientos que crearon aparecen como Conciliados con la nota «creado por una regla».
- Los informativos aparecen en su propia lista, con el botón Volver a pendiente.
- Aplicar las reglas a los renglones pendientes vuelve a correrlas a mano (por ejemplo, tras activar una regla).
Deshacer lo que hicieron las reglas
En la conciliación, Deshacer lo que hicieron las reglas en la importación N anula los movimientos que esas reglas crearon (con el motivo «regla deshecha») y devuelve los renglones a pendientes. Lo que concilió una persona no se toca.
Archivos MT940 y QIF
- MT940 es el formato SWIFT que entregan algunos bancos. Elige la plantilla MT940 (SWIFT) — genérico. Si el saldo final del archivo no es el inicial más los movimientos, la vista previa lo dice.
- QIF es el formato de Quicken. Elige QIF (Quicken) — genérico. Este formato no fija si la fecha va con el día o el mes primero: la plantilla propone el mes primero y el punto decimal. Si tu archivo es distinto, usa Copiar para la empresa y cambia el formato de la fecha y el separador decimal.
- Las dos plantillas nacen por confirmar: ningún archivo real de un banco venezolano se ha probado todavía.
Si algo sale mal
- Una regla no aplica. Usa Probar: la lista dice qué renglones alcanza. Revisa mayúsculas (no importan), el sentido y que una comisión sea un débito.
- «Una regla necesita al menos una condición». Sin condiciones alcanzaría todo el estado de cuenta.
- «Una comisión nace de un débito». Una comisión, un impuesto, un gasto o un retiro son dinero que sale; un depósito, dinero que entra.
- Las reglas no corrieron al importar. El archivo ya entró; aplícalas a mano. La razón queda en el registro del sistema.
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