Para qué sirve: tener dados de alta los lugares donde está el dinero de la empresa (el banco, la caja chica, el efectivo en dólares) y saber cuánto hay en cada uno. Sin cuentas, un cobro o un pago solo dice «en efectivo» o «transferencia»; con cuentas, dice en cuál cayó.
Antes de empezar
- Quien administra la empresa activa la aplicación en Ajustes › Aplicaciones › Tesorería.
- En Ajustes › Usuarios › Roles se suma al rol el perfil que corresponda: Tesorería / Consulta (solo ver), Tesorería / Cajero (registrar pagos), Tesorería / Movimientos y conciliación (mover dinero y conciliar) o Tesorería / Administrador de cuentas (crear cuentas y categorías de gasto).
Crear una cuenta
- Ve a Finanzas › Tesorería › Cuentas y cajas y pulsa Nuevo.
- Escribe el Nombre con que la reconoce quien cobra y paga: «Banesco corriente», «Caja en dólares». El nombre no se repite dentro de la empresa.
- Elige la Clase de cuenta: Banco, Caja chica (el fondo fijo para gastos menores) o Efectivo (los billetes que hay en la tienda).
- Elige la Moneda. Una cuenta tiene una sola moneda: un cobro en dólares no entra a una cuenta en bolívares. Si la tienda tiene efectivo en las dos monedas, son dos cuentas.
- En una cuenta bancaria, llena Banco y Número de cuenta: ayudan a reconocerla.
- Si la cuenta ya tenía dinero al empezar a usar el sistema, escribe el Saldo inicial y la Fecha del saldo inicial. Lo anterior no se carga movimiento por movimiento: se resume en ese saldo.
- La pestaña Conciliación guarda cómo se lee el estado de cuenta del banco; se llena sola la primera vez que se importa (ver Conciliar una cuenta con el banco).
- Guarda.
Una cuenta que ya no se usa se archiva: deja de ofrecerse, pero su historia queda.
Ver los saldos
Finanzas › Tesorería › Saldos de cuentas lista cada cuenta con su Clase, Moneda, Saldo inicial, lo que Entró, lo que Salió y el Saldo. Cuentan los cobros y pagos que se registraron con esa cuenta, los depósitos, retiros, transferencias y gastos, y lo que dejó el cierre de cada caja. Cada fila trae el enlace Conciliar.
El saldo no se escribe a mano: se calcula siempre, así que no se desactualiza.
Dinero que todavía no dice su cuenta
Si hay cobros o pagos registrados sin elegir cuenta (por ejemplo, cobros de antes de activar tesorería), arriba de la tabla aparece un aviso: «Hay dinero que todavía no dice en qué cuenta está, y no suma en ningún saldo». Pulsa el enlace (por ejemplo «Cobros sin cuenta: 12») y en Movimientos sin cuenta:
- Filtra por Moneda y Medio si quieres, y pulsa Ver.
- Elige la cuenta en cada fila y pulsa Asignar; o, con una moneda filtrada, elige la Cuenta para todos y pulsa Asignar todos.
Solo hay cuentas de la misma moneda del movimiento: un cobro en bolívares se asigna a una cuenta en bolívares.
Si algo sale mal
- «La cuenta es en USD y el dinero es en VES: una cuenta recibe y entrega solo su moneda». Elige una cuenta de la moneda del movimiento, o crea la que falta.
- Falta una cuenta en el desplegable. Revisa que sea de la misma moneda y que no esté archivada.
- El saldo no es el del banco. Falta registrar movimientos (comisiones, depósitos) o el saldo inicial está mal; la conciliación dice la diferencia.
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