Para qué sirve: dejar escrito lo que se le pidió a un proveedor, y cuando la mercancía llega, recibirla contra esa orden. Así se sabe qué llegó, qué falta y a qué precio se pidió.
Crear y emitir la orden
- Ve a Compras › Órdenes de compra y pulsa Nueva orden de compra.
- Elige el proveedor y la Moneda. La orden no lleva número del proveedor: la numera la empresa (OC-000123).
- Pulsa Guardar y agrega los renglones con Agregar el renglón: producto, cantidad y costo. En la pestaña Más datos están el descuento global y el flete, que se copian de la ficha del proveedor. Guardar deja la orden como borrador: no se la manda a nadie y se puede seguir cambiando.
- Cuando esté lista, pulsa Emitir orden. Es un paso aparte de guardar: pide confirmación y dice «Se emitirá la orden de compra … Queda pedida al proveedor». La orden pasa a Emitida y ya no se edita. Todavía no entra nada al inventario ni al libro de compras. (En una factura o una nota de compra el botón sigue llamándose Registrar.)
- Imprimir saca la orden para enviarla al proveedor.
Recibir lo que llegó
- Abre la orden Emitida y pulsa Recibir.
- Indica qué trajo el proveedor (factura o nota de entrega), el número de su papel, el N.º de control y la fecha del papel.
- Debajo hay un campo por renglón con lo que falta ya puesto. Si llegó menos, escribe lo que llegó; si un renglón no llegó, déjalo vacío.
- Pulsa Recibir. Se crea la recepción en borrador; revísala y Registrar: entra la mercancía al inventario y la factura al libro de compras (una nota de entrega entra solo al inventario).
Si llegó solo una parte, lo que falta sigue pendiente y la orden sigue Emitida; la próxima recepción trae solo lo que falta, con «ya llegaron…» en cada renglón. Cuando llega todo, la orden pasa a Recibida.
Cerrar o anular
- Cerrar la orden (orden Emitida): se deja de esperar lo que faltaba. Lo ya recibido sigue recibido.
- Anular: vale en una orden emitida que todavía no recibió nada. Anular una recepción devuelve lo recibido y la orden vuelve a Emitida.
Si algo sale mal
- No se puede recibir más de lo que falta. Corrige la cantidad.
- No deja abrir otra recepción. La anterior sigue en Borrador: regístrala o archívala.
- Falta el N.º de control. Una factura lo exige; una nota de entrega no.
- La recepción trae otro descuento que mi proveedor. Trae el de su orden, no el de la ficha actual.
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