Para qué sirve: la central cobra el plan de cada instalación de cliente con los módulos de siempre de su ERP y, si no se paga, la pasa a solo lectura. Las demos y la propia central nunca se cobran ni se suspenden.
Antes de encender el ciclo
- En la empresa de la central, activa Facturación y Cuentas por cobrar y por pagar.
- Crea dos productos de tipo servicio con IVA general: el del plan y el del usuario adicional. En Ecosistema › Planes, en cada plan, elige su Producto del plan y su Producto del usuario adicional. El precio sigue siendo el del plan (el de cada mes de cada periodicidad, sin IVA); el IVA lo pone el producto.
- En cada instalación, su cliente del CRM. En cada partner del CRM, su contacto (marcado como proveedor): es a quien se le pagan las comisiones.
- En Ajustes › Plataforma: «Documento de cobro» (nota de cobro o factura), «Datos para pagar» y «Comisión del partner (%)» (10 de fábrica).
- Enciende Ciclo de cobros encendido. El temporizador del ciclo lo instala el equipo de sistemas.
Lo que hace el ciclo cada día
- Arma y pone al día la suscripción de cada instalación en Ventas › Suscripciones: el cliente, el plan y los usuarios adicionales al precio del catálogo, cada cuánto paga y su partner como vendedor con comisión.
- Emite el documento del período 7 días antes de que empiece: una nota de cobro sin valor fiscal o, si el ajuste dice «Factura» y la empresa tiene RIF y domicilio, una factura. Una sola vez por período.
- Mide la mora con lo que el cliente debe en las cuentas por cobrar: el día que vence y a los 3 días, aviso (correo al admin, al partner y al equipo); a los 7, solo lectura. Cuando ya no debe nada vencido de 7 días, vuelve sola a activa.
- Pone Pagado hasta en el fin del último período cobrado entero.
También se corre desde Ecosistema › Cobros › Correr el ciclo de cobros ahora.
Cuando un cliente reporta un pago
El pago que el cliente reporta en su Ajustes › Mi plan, o el que un partner reporta en su portal, llega a Ventas › Cobranza › Cobros por confirmar. Ábrelo, revisa el banco y pulsa Confirmar el cobro (elige la cuenta donde entró) o Rechazar con el motivo. Confirmar lo cobra con su recibo y pone al día la instalación en el acto.
Las comisiones de los partners
Nacen cuando el cliente paga: el 10 % de la base sin IVA. Si cobra NIL, se liquidan cada mes en Ventas › Suscripciones › Comisiones de vendedores con una compra de gasto a nombre del partner, que se paga en Pagar a un proveedor. Si cobra el partner, se la retiene y le debe a NIL el resto: le sale una nota de cobro a su nombre.
Si algo sale mal
- «no se cobra nada: … no tiene activo el módulo»: activa Facturación y Cuentas en la empresa de la central.
- «su plan no tiene Producto del plan» o «no tiene cliente del CRM»: complétalo; la instalación no se cobra ni se suspende mientras tanto.
- El documento no se emitió: el motivo queda en la suscripción, en «Por qué no se emitió» (por ejemplo, falta la tasa del día); la próxima corrida lo vuelve a intentar.
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