Cargar clientes y proveedores desde una hoja de Excel o CSV

Para qué sirve: para armar la cartera de clientes y la lista de proveedores de una vez —la que tienes en Excel o la que exporta el sistema anterior— o para actualizar muchos contactos que ya existen. Subes la hoja, dices qué es cada columna, ves fila por fila qué va a pasar y recién entonces aplicas. Subir no carga nada: hasta que pulsas Aplicar, Contactos queda como estaba.

Cada fila crea un contacto o actualiza el que ya tiene ese RIF o esa cédula. Es la misma carga que la de productos, con la misma cara.

Pasos

Ve a Contactos › Cargar desde una hoja.
Si todavía no tienes la hoja armada, pulsa Descargar la plantilla (.xlsx): trae los títulos que el sistema reconoce solo, dos filas de ejemplo (una con RIF y otra sin él) y una pestaña Listas. En la hoja Contactos, las columnas Cliente, proveedor o ambos, Forma de pago y Condición de pago traen una lista desplegable.
Elige el archivo (un Excel .xlsx o un CSV, de hasta 5 MB) y pulsa Subir la hoja.
Si el Excel tiene varias hojas, elige en Hoja del Excel la que tiene los contactos.
En Qué es cada columna, revisa lo propuesto. Cada columna de tu hoja muestra su título y lo que trae en las primeras filas; al lado eliges qué es. Lo que quede en No se carga no se toca.
En Esta hoja es de… elige Clientes, Proveedores o Clientes y proveedores, si toda la hoja es de lo mismo. Si cada fila dice lo suyo, deja la opción de la columna y marca cuál columna es Cliente, proveedor o ambos. Sin una de las dos cosas la carga no se puede aplicar.
Pulsa Ver la vista previa. Arriba dice cuántas filas se crean, cuántas se actualizan, cuántas están rechazadas, cuántas están sin RIF y cuántas están vacías. Debajo, cada fila con lo que va a pasar; primero las rechazadas, con el motivo en rojo.
Si hay rechazadas, pulsa Descargar las filas rechazadas (.xlsx): es una hoja con esas filas tal como vinieron y una primera columna con el motivo. Corrígelas ahí y súbelas después en otra carga.
Pulsa Aplicar la carga. Al terminar, la página dice cuántos contactos creó y actualizó.

Qué hace con cada columna

RIF o cédula: se valida igual que en la ficha del contacto, con el dígito verificador del país. Se acepta como lo escribas («J-24000015-5», «j 24000015 5») y se guarda en su forma canónica. Es lo que decide si la fila crea o actualiza. Si dos filas traen el mismo RIF, se rechazan las dos.
Una celda vacía nunca borra: si actualizas un contacto y la celda del teléfono está vacía, el teléfono queda como estaba.
Razón social: obligatoria para crear. En un contacto que ya existe, la corrige.
Cliente, proveedor o ambos: marca al contacto. Nunca desmarca: si un cliente que ya existe aparece en una hoja de proveedores, pasa a ser las dos cosas.
Correo: debe tener la forma de un correo electrónico.
Dirección, Ciudad y Estado: la ficha tiene un solo campo de dirección. La ciudad y el estado se agregan al final, separados por comas.
Condición de pago y Días de crédito: «Contado», «Crédito a 30 días» o un plazo propio. Si la hoja trae solo los días, la condición se deduce de ellos (15, 30, 60 y 90 tienen condición propia; cualquier otro plazo es «Crédito con otro plazo»).
Forma de pago: con qué tasa se le paga al proveedor: BCV, Binance o interna. Si la celda dice «contado» o «crédito 30», se toma como condición de pago.
Margen (%), Descuento (%) y Flete (%): porcentajes del proveedor. Se leen con o sin «%»; si toda la columna son fracciones (0,4), se leen como 40 %.
Persona de contacto: se crea como una persona dentro de la ficha de la empresa, si no hay ya una con ese nombre.
Nombres de relleno («N/A», «NUEVO») se rechazan: pon la razón social.
Las columnas que la ficha no tiene (vendedor, zona, GPS…) no se cargan. La vista previa las nombra para que nada se pierda en silencio.

Contactos sin RIF

Las listas de proveedores suelen no traer el RIF. Una fila sin RIF no se rechaza: entra marcada «sin identificador todavía», y la vista previa lo dice antes de aplicar. Un contacto así sirve para todo lo demás —los productos se enlazan con él por su nombre, se le compra y se le paga—, pero no se le factura ni se le practica retención hasta que se complete su RIF.

Una fila sin RIF busca al contacto por su nombre exacto (sin importar mayúsculas ni tildes). Si lo encuentra, lo actualiza; si no, lo crea.
Si hay dos filas sin RIF con el mismo nombre, se rechazan las dos. Si en el sistema hay dos contactos con ese nombre, la fila se rechaza y pide el RIF.
Para completarlo, sube otra hoja con el nombre y el RIF: la fila encuentra al contacto sin RIF por su nombre, le pone el RIF y lo deja como cualquier otro. También se puede completar a mano en su ficha.

Después de cargar proveedores

La carga de productos enlaza a cada producto con su proveedor por el nombre de la columna Proveedor. Carga primero los proveedores y después los productos: así ninguno queda sin enlazar.

Todo o nada

Aplicar escribe todo junto o nada. Si una fila falla al escribirse, no queda ningún cambio y la página dice qué fila fue. Corrígela y vuelve a pulsar Aplicar. Volver a subir la misma hoja es seguro: cada fila encuentra a su contacto y lo actualiza, sin duplicar a nadie.

Si algo sale mal

«Ninguna columna es la razón social o el nombre». Elige cuál columna es la Razón social.
«La hoja no dice si sus filas son clientes o proveedores». Elige en Esta hoja es de… o marca la columna Cliente, proveedor o ambos.
«RIF o cédula … no es válido». El dígito verificador no cuadra: revisa el RIF en la hoja.
Una columna de 0 y 1 («Clasificación») no se propone como tipo de contacto: solo se propone una columna cuyos valores son cliente, proveedor o ambos.
«Está en dos columnas». Dos columnas eligieron el mismo campo: deja una sola.
«Tu usuario no puede…». Pide el permiso a quien administra, o usa el perfil Contactos / Carga masiva.

Última revisión: 30/10/2026