Para qué sirve: para dar de alta el catálogo entero de una vez —la lista de precios del proveedor, el inventario del sistema anterior— o para actualizar muchos productos que ya existen. Subes la hoja, dices qué es cada columna, ves fila por fila qué va a pasar y recién entonces aplicas. Subir no carga nada: hasta que pulsas Aplicar, el catálogo queda como estaba.
Cada fila crea un producto o actualiza el que ya tiene ese código (el SKU). Si la hoja lo trae, también le carga un costo de reposición, un precio o un margen en una lista de precios y su cantidad inicial en un depósito.
Pasos
- Ve a Inventario › Cargar desde una hoja.
- Si todavía no tienes la hoja armada, pulsa Descargar la plantilla (.xlsx): trae los títulos que el sistema reconoce solo, una fila de ejemplo y una pestaña Listas con las unidades, las categorías de impuesto y los tipos que se aceptan. En la hoja Productos, las columnas Unidad, Categoría de impuesto y Tipo traen además una lista desplegable con esos mismos valores.
- Elige el archivo (un Excel
.xlsxo un CSV, de hasta 5 MB) y pulsa Subir la hoja. - Si el Excel tiene varias hojas, elige en Hoja del Excel la que tiene los productos.
- En Qué es cada columna, revisa lo propuesto. Cada columna de tu hoja muestra su título y lo que trae en las primeras filas; al lado eliges qué es: Código (SKU), Nombre, Costo, Margen (%), Cantidad inicial… Lo que quede en No se carga no se toca.
- En Opciones elige:
- Moneda de los costos: en qué moneda están los costos de la hoja (por ejemplo, USD).
- Lista de los precios y márgenes: en qué lista van los precios o márgenes.
- Depósito de la cantidad inicial: dónde entra la mercancía.
- Categoría de impuesto de los productos nuevos que no la traen: por ejemplo, Gravada general.
- Crear las filas sin código con un SKU nuevo, si tu hoja tiene productos sin código.
- Pulsa Ver la vista previa. Arriba dice cuántas filas se crean, cuántas se actualizan, cuántas están rechazadas y cuántas están vacías. Debajo, cada fila con lo que va a pasar; primero las rechazadas, con el motivo en rojo.
- Si hay rechazadas, pulsa Descargar las filas rechazadas (.xlsx): es una hoja con esas filas tal como vinieron y una primera columna con el motivo. Corrígelas ahí y súbelas después en otra carga.
- Pulsa Aplicar la carga. Al terminar, la página dice cuántos productos creó y actualizó, cuántos costos y precios cargó, y ofrece Ver la nota de la existencia inicial.
Qué hace con cada columna
- Código (SKU): decide si la fila crea o actualiza. Si dos filas traen el mismo código, se rechazan las dos: son productos distintos con el mismo código, y cada uno necesita el suyo.
- Una celda vacía nunca borra: si actualizas un producto y la celda del nombre está vacía, el nombre queda como estaba.
- Unidad: por su código, su nombre o su abreviatura («UND», «Kg», «Litro», «mts»). Una unidad que el país no declara («PARES») rechaza la fila.
- Categoría de impuesto: por su nombre («exenta», «gravada general») o por su alícuota («16 %», «0,16», «16»).
- Familia: la que no existe se crea; la vista previa dice cuáles.
- Proveedor: se enlaza con el proveedor de ese nombre si ya está en Contactos. Si no está, no se crea (le faltaría el RIF): la vista previa lo avisa.
- Costo: un costo de reposición nuevo, de hoy. Si el producto se costea en otra moneda, se convierte con la tasa del día; si falta la tasa, la vista previa lo dice antes de aplicar.
- Precio o Margen (%): uno u otro, no los dos. Con el margen, el precio sube solo cuando sube el costo. Si tu hoja trae el margen como fracción (0,6), se lee como 60 % y la vista previa lo avisa.
- Cantidad inicial: entra como una nota de cargo registrada en el depósito elegido, con la hoja adjunta como comprobante. Solo a productos que no tienen existencia en ese depósito: si ya tienen, la cantidad no se suma (para corregirla está el conteo).
- Los números se leen con coma o punto decimal, con separador de miles y con «$» o «Bs».
Todo o nada
Aplicar escribe todo junto o nada. Si una fila falla al escribirse —por ejemplo, la hoja le cambia la unidad a un producto que ya tiene movimientos—, no queda ningún cambio y la página dice qué fila fue. Corrígela y vuelve a pulsar Aplicar.
Volver a subir la misma hoja es seguro: lo que ya está se actualiza y no se duplica. La excepción son las filas sin código creadas con un SKU nuevo, que se crearían otra vez.
Si algo sale mal
- «Ninguna columna es el código». Elige cuál columna es el Código (SKU), o marca Crear las filas sin código con un SKU nuevo.
- «Está en dos columnas». Dos columnas eligieron el mismo campo: deja una sola.
- «Tu usuario no puede…». La columna pide un permiso que no tienes (por ejemplo, cargar costos). Quítala o pide el permiso a quien administra.
- «Falta la tasa…». Carga la tasa del día en Finanzas › Tasa oficial, o elige como moneda de los costos la moneda en que se costean esos productos.
- El nombre pasa del largo de la empresa. Acórtalo en la hoja, o sube el largo en Ajustes de inventario.
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