Para qué sirve: cuando una empresa empieza a usar Nyxerp y viene de otro sistema, sus clientes ya le deben facturas y notas. Con esta carga entran esos documentos abiertos de una vez, cada uno con su número, su fecha, su vencimiento, su moneda y su saldo. Se pueden cobrar, salen en el estado de cuenta de cada cliente y cuentan en la antigüedad de saldos. Subir no carga nada: hasta que pulsas Aplicar, las cuentas por cobrar quedan como estaban.
Qué es un saldo de apertura
Es lo que el cliente de verdad debe, pero no es una venta de este sistema:
- No vuelve a los libros fiscales ni genera IVA: ya se declaró en el sistema anterior.
- No lleva número de control, no mueve inventario y no se imprime como factura.
- No asienta nada en contabilidad. El asiento de apertura de las cuentas por cobrar lo decide el contador (queda como pregunta abierta en la nota de la versión).
- Se lee en las cuentas por cobrar con el número que tenía en el sistema anterior, y aparece como «Saldo de apertura» en la lista de documentos.
- Se cobra como cualquier factura: con un recibo, total o parcial, y puede recibir retenciones.
Antes de empezar
Los clientes tienen que estar ya en Contactos (puedes cargarlos con Cargar clientes y proveedores desde una hoja). Esta carga nunca crea contactos: reconoce a cada cliente por su RIF o cédula y, si la fila no lo trae, por su nombre exacto.
Pasos
- Ve a Finanzas › Cargar saldos de apertura.
- Si todavía no tienes la hoja armada, pulsa Descargar la plantilla (.xlsx): trae los títulos que el sistema reconoce solo y dos filas de ejemplo. La columna Moneda lleva una lista desplegable.
- Elige el archivo (un
.xlsxo un CSV, de hasta 5 MB) y pulsa Subir la hoja. El archivosaldos-por-cobrar.csvque deja la migración desde A2 se reconoce solo. - En Qué es cada columna, revisa lo propuesto. Lo que quede en No se carga no se toca.
- En Moneda de los saldos, deja la opción de la columna o elige bolívares o dólares si toda la hoja es de una moneda (en ese caso la columna Moneda sobra).
- Pulsa Ver la vista previa. Arriba dice cuántos saldos se cargan, de cuántos clientes, cuánto suman en cada moneda, cuántos ya estaban cargados, cuántas filas están rechazadas y cuántas se saltan. Debajo, cada fila con lo que va a pasar; primero las rechazadas, con el motivo en rojo.
- Si hay rechazadas, el botón de la vista previa las entrega en un
.xlsxcon su motivo: corrígelas ahí y vuelve a pasarlas aparte. - Pulsa Aplicar la carga. Al terminar, la página dice cuántos saldos cargó.
Qué hace con cada columna
- RIF o cédula (o Cliente): dicen de quién es la fila. El RIF se valida igual que en la ficha. Si no hay ningún cliente con ese RIF, la fila se rechaza y pide cargarlo primero.
- Número de documento: obligatorio. Es el que se lee después en las cuentas por cobrar.
- Tipo de transacción: factura, nota de débito, etc. Queda al principio de la descripción y ayuda a distinguir dos documentos con el mismo número.
- Fecha de emisión: obligatoria, no puede ser futura. Se entiende AAAA-MM-DD, DD/MM/AAAA o el número de fecha de la hoja de cálculo.
- Fecha de vencimiento: si falta, vence el día de la emisión. No puede ser anterior a la emisión.
- Saldo: obligatorio, lo que todavía se debe. Cero se salta. Negativo se rechaza: es a favor del cliente (un anticipo o una nota de crédito) y no una deuda.
- Moneda: VES o USD (también «Bs», «$», «bolívares», «dólares»). Sin columna ni opción, se toma la moneda de los libros.
- Descripción: una nota que queda en el documento.
- Las demás columnas (código del cliente en el sistema anterior, monto original, vendedor) no se cargan; la vista previa las nombra.
Saldos en dólares
Un saldo en dólares en una empresa con libros en bolívares guarda la tasa del día de la carga, igual que una nota de cobro: es lo que hace falta para cobrarla en otra moneda. Si ese día no hay tasa, la carga no se aplica y dice qué fila falló; carga la tasa del día en Tasas y vuelve a aplicar.
Todo o nada, y volver a subir
Aplicar escribe todo junto o nada: si una fila falla al escribirse, no queda ningún saldo y la página dice cuál fue. Volver a subir la misma hoja es seguro: un saldo ya cargado (mismo cliente y mismo número) se cuenta como «ya cargado» y no se vuelve a escribir. Dos filas del mismo cliente con el mismo número en la misma hoja se rechazan las dos.
Si algo sale mal
- «No hay ningún cliente con el RIF…». Carga primero a ese cliente en Contactos.
- «El saldo … es negativo». Es un saldo a favor: regístralo como anticipo, no como deuda.
- «La moneda … no se entiende». Usa VES o USD, o elige la moneda de toda la hoja.
- «El cliente está sin identificador todavía». El saldo entra, pero para facturarle hay que completar su RIF con el botón Completar el identificador de su ficha.
- «Tu usuario no puede…». Pide el permiso a quien administra, o usa el perfil Cuentas / Carga de saldos de apertura.
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