Para qué sirve: que un reporte salga en papel (o en PDF) como lo quiere la empresa: con su título y su período, las columnas con el ancho y el nombre que se leen mejor, un subtotal por grupo y las firmas de quien lo elaboró, lo revisó y lo aprobó.
Si nadie toca nada, los reportes salen con el Reporte estándar, que es el impreso de siempre.
Dónde está
- Ajustes › Logo y formatos › Formatos de impresión, en la fila Reporte estándar (pulsa Editar) o en Nuevo formato de › Reporte.
- Al imprimir un reporte, en la vista previa, la línea Formato deja elegir con cuál sale.
Pasos para diseñar uno
- Abre Nuevo formato de › Reporte y ponle un nombre (por ejemplo, «Con firmas»).
- Elige el papel: carta o media carta, vertical u horizontal. «Carta, con la orientación de cada reporte» deja que cada reporte salga como sale hoy.
- Ordena los bloques con ↑ ↓ o arrastrándolos. Los propios del reporte son: Título y período, Filtros aplicados, Tabla del reporte, Totales, Firmas y Notas del reporte; también están el logo, los datos de la empresa, un texto libre, el separador y el espacio.
- En Tabla del reporte, pulsa Editar y escribe, para cada columna que quieras cambiar, su nombre como sale en el reporte (por ejemplo «Producto»), el título que quieres en el papel («Artículo»), el ancho en % y la alineación. Las columnas que no nombres salen como siempre. Marca Subtotales por grupo para que cada grupo (por ejemplo, cada familia) lleve su título y su subtotal en negrita.
- En Firmas, elige cuántas (hasta tres) y sus rótulos. La primera («Elaborado por») lleva el nombre de quien imprime, la fecha y la hora; las otras quedan con su línea en blanco.
- Mira la vista previa a la derecha (un reporte de ejemplo con los datos de tu empresa) y pulsa Guardar.
- Para que todos los reportes salgan con él, pulsa Usar para imprimir.
Elegir el formato de un reporte
- Lo que nadie elige sale con el formato de reporte marcado con Usar para imprimir; sin ninguno, con el Reporte estándar.
- En la vista previa de impresión de un reporte, la línea Formato muestra el estándar y los de la empresa: pulsa el que quieras. El PDF, el correo y el envío programado que hagas desde ahí salen con ese mismo formato.
Qué tener en cuenta
- La hoja de cálculo (Excel) y el CSV no usan el formato: siguen planos, para trabajar los datos.
- La tabla dinámica y el gráfico salen todavía con el impreso de siempre.
- Los anchos de las columnas no pueden sumar más de 100 %.
- El papel siempre se ve claro, aunque el sistema esté en tema oscuro.
- En el Reporte estándar, el logo sale solo si está encendido «Mostrar el logo en los reportes» (Ajustes de la empresa). En un formato propio, el bloque Logo lo pone siempre.
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